Kısa cevap: 8–10 daireli, tek binalı bir apartmanda düzenli tutulan bir Excel tablosu çoğu zaman yeterlidir. Daire sayısı 30–40'ı geçtiğinde, aidatın çoğu havaleyle gelmeye başladığında, ortak sayaç paylaştırıldığında ya da birden fazla bina veya site yönetildiğinde uzman site yönetim yazılımı zaman ve hata açısından öne geçer. Genel ön muhasebe programları şirket muhasebesi için tasarlandığından daire, malik, kiracı ve arsa payı mantığını taşımakta zorlanır.
Bu yazı, ürün seçiminden önceki adımı ele alıyor: siteyi hangi yöntemle yöneteceğinize karar vermek. Yöntem belliyse ve yazılımlar arasında seçim yapıyorsanız site yönetim programı seçerken dikkat edilecek 10 kriter yazımız daha uygun olur.
Hangi yöntemler karşılaştırılıyor?
Türkiye'deki site ve apartmanların büyük bölümü aşağıdaki dört yöntemden birini ya da bunların bir karışımını kullanır:
- Excel veya defter: Aidat listesi, gelir-gider tablosu ve makbuz koçanı. Yönetici her kaydı elle girer.
- Genel ön muhasebe programı: Küçük işletmeler için yapılmış cari, kasa, banka ve fatura programları. Her daire bir "cari hesap" olarak açılır.
- WhatsApp grubu ve banka uygulaması: Duyurular grupta, para sitenin banka hesabında; kimin ödediği çoğunlukla basit bir listede ya da yöneticinin hafızasında tutulur.
- Uzman site yönetim yazılımı: Bağımsız bölüm, malik ve kiracı, aidat tahakkuku, sayaç, karar ve sakin erişimini aynı veri yapısında tutan, bu iş için geliştirilmiş yazılım.
Dört yöntem yan yana: karşılaştırma tablosu
| Kriter | Excel / defter | Genel ön muhasebe programı | WhatsApp + banka uygulaması | Uzman site yönetim yazılımı |
|---|---|---|---|---|
| Aidat tahakkuku | Formülle, her ay elle kopyalanır | Cari hesaplara elle ya da toplu fişle; arsa payı dağıtımı yok | Yok; tutar mesajla duyurulur | Kurala bağlı, yinelenen ve toplu tahakkuk; eşit, arsa payı veya özel anahtar |
| Tahsilat eşleştirme | Ekstreden tek tek bakılır | Ekstre içe aktarılabilir, eşleştirme büyük ölçüde elle | Banka bildirimine bakılır, akılda tutulur | Banka hareketleri otomatik gelir, daireye eşleştirme önerilir |
| Sakin şeffaflığı | Dönem sonunda tablo paylaşılır | Sakin erişimi yok | Grupta toplu liste; kişisel veri riski | Her sakin kendi borcunu, makbuzunu ve duyuruları görür |
| KMK uyumu (karar defteri, işletme projesi) | Ayrı belgelerle, tamamen yöneticiye bağlı | Kapsam dışı | Kapsam dışı | Onaylı bütçe tahakkukun temeli olur; kararlar kayıt altına alınır |
| Çok site ve yetki | Her site ayrı dosya; yetki ayrımı yok | Firma bazlı; site, bina, daire yetkisi yok | Her site ayrı grup | Site, bina ve daire düzeyinde yetki, denetim izi |
| Mobil | Dosyayı görüntüleme düzeyinde | Çoğunlukla yalnız yönetici için | İletişim güçlü, kayıt yok | Yönetici, sakin ve saha uygulamaları |
| Raporlama | Raporu kendiniz kurarsınız | Mizan ve cari güçlü; daire bazlı borç yaşlandırma zayıf | Yok | Mizan, cari ekstre, borç yaşlandırma; PDF ve Excel |
| Maliyet ve zaman | Lisans yok; yöneticinin zamanı yüksek | Lisans var; siteye uyarlamak zaman alır | Ücretsiz; takip yükü en yüksek | Lisans var; kurulumdan sonra aylık iş yükü en düşük |
Tablo genel kategorileri anlatıyor; aynı kategorideki ürünler arasında da fark olabilir. Önemli olan, sizin sitenizde hangi satırın en çok zaman aldığını bulmak.
Excel ne zaman yeterlidir?
8 daireli tek bir apartmanı düşünün. Her daire ayda 1.500 TL aidat ödüyor, aylık toplam 12.000 TL. Giderler belli: ortak elektrik, temizlik, asansör bakımı. Sekiz satır ve on iki ay sütunundan oluşan tek sayfalık bir tablo bütün yılı taşır. Böyle bir yapıda yazılıma geçmek, kazandıracağından fazla düzen isteyebilir. Şunu da hatırlatalım: 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 34. maddesine göre sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü olan yapılarda yönetici atanması zorunludur; yöntem ne olursa olsun yöneticinin hesap verme sorumluluğu aynıdır.
Excel'in genellikle yettiği durumlar:
- Tek bina, en fazla 10 civarı bağımsız bölüm
- Aidat eşit ve yıl boyunca sabit
- Paylaştırılacak ortak sayaç yok ya da fatura tek kalem
- Ödemelerin çoğu elden veya birkaç havaleyle geliyor
- Aynı yönetici yıllardır görevde, dosya tek kişide
Excel'in yetmemeye başladığını gösteren işaretler de bellidir: aynı ayın tablosunu iki kez düzeltmek, gelen bir havalenin kime ait olduğunu grupta sormak, yönetici değişiminde dosyanın hangi sürümünün doğru olduğunu bilememek ve gecikme tazminatını hiç hesaplayamamak. KMK md. 20'ye göre ödemeyi geciktiren kat maliki, geciktiği günler için aylık yüzde beş hesabıyla gecikme tazminatı öder; bunu her daire için gün gün elle izlemek tabloda hızla hataya dönüşür.
Genel ön muhasebe programı neden tam oturmaz?
Ön muhasebe programları cari hesap, kasa, banka ve fatura işlerinde güçlüdür. Site yönetimi ise farklı sorular sorar: Borç hangi bağımsız bölümün? Daire satılınca ya da kiracı değişince eski borç kimde kalır? Kapıcı gideri eşit mi, sigorta primi arsa payı oranında mı dağıtılacak? KMK md. 20, başka türlü anlaşma yoksa kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderlerini eşit, sigorta primleri ile ortak yerlerin bakım ve onarım giderlerini arsa payı oranında paylaştırır. Bu ayrımları cari hesap mantığıyla kurmak mümkündür, ancak her ay elle fiş kesmeyi gerektirir.
İkinci eksik, sakin tarafıdır. Ön muhasebe programında sakinin kendi ekstresini görebileceği bir ekran bulunmaz; her "borcum ne kadar?" sorusu yöneticiye telefon olarak döner. Buna karşılık bir yönetim şirketinin kendi ticari muhasebesi için ön muhasebe programı ve mali müşavir doğru araçlardır. Pek çok profesyonel şirket iki aracı birlikte kullanır: sitelerin defteri uzman yazılımda, şirketin kendi defteri muhasebe tarafında.
WhatsApp grubu ve banka uygulaması yetmez mi?
Hızlı ve ücretsiz olduğu için hemen her apartmanda bir WhatsApp grubu vardır ve duyuru için iyi çalışır. Sorun, grubun kayıt sistemi olarak kullanılmasıyla başlar. Mesaj akışında kaybolan bir onay, dekont fotoğrafı ya da karar, kurul toplantısında belge olarak sunulamaz. Borçlu listesini grupta paylaşmak ise 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından ayrı bir risk doğurur.
Banka uygulaması da hareketleri gösterir ama yorumlamaz. Açıklamasına yalnız "aidat" yazılmış bir havalenin hangi daireye ait olduğunu bulmak, iki aylık ödemeyi bölmek ya da eksik ödemeyi izlemek yine yöneticiye kalır. 120 daireli bir sitede ayda 70–80 havale geldiğini varsayın; her birini ekstrede bulup listeye işlemek, dakikalar toplanınca ciddi bir iş yüküne dönüşür.
Uzman site yönetim yazılımı neyi farklı yapar, bedeli ne?
Uzman yazılımın asıl farkı veri yapısıdır: her kayıt bir bağımsız bölüme ve bir kişiye bağlıdır. Aidat bir kez tanımlanan kurala göre her ay kendiliğinden oluşur, banka hareketleri daireyle eşleştirilmek üzere önerilir, sakin kendi borcunu ve makbuzunu telefondan görür. Raporlar ayrıca hazırlanmaz; mizan ve borç yaşlandırma, girilen kayıtlardan üretilir. Karar defteri konusunda bir sınırı da bilmek gerekir: KMK md. 32'ye göre kurul kararları noter tasdikli deftere yazılıp imzalanır. Yazılımdaki karar kaydı bu defterin yerini almaz; kararları aranabilir kılar ve sakinlere gösterir.
Bedeli de dürüstçe sayalım: lisans ücreti, ilk kurulum emeği (daire, malik, kiracı ve açılış bakiyelerinin girilmesi), yöneticinin ve sakinlerin yeni araca alışma süresi. Bu yüzden veri aktarımını kimin yapacağını baştan netleştirmek önemlidir. Geçiş adımlarını Excel'den site yönetim programına geçiş yazımızda ayrıntılı anlattık.
Hangi yöntem size uygun?
Aşağıdaki tablo kaba bir yol haritası verir. Sınırlar kesin değildir; havale yoğunluğu ve sayaç paylaşımı, daire sayısından daha belirleyici olabilir.
| Yapı | Önerilen yöntem |
|---|---|
| 8–10 daire, tek bina, eşit aidat | Düzenli Excel tablosu, sitenin adına açılmış banka hesabı, noter tasdikli karar defteri |
| 10–40 daire | Excel sınırda; ödemelerin çoğu havaleyle geliyorsa ya da ortak sayaç varsa uzman yazılım |
| 40 dairenin üzerindeki siteler | Uzman site yönetim yazılımı |
| Çok siteli yönetim şirketi | Siteler için uzman yazılım, şirketin kendi ticari muhasebesi için ön muhasebe programı ve mali müşavir |
Kararı netleştirmek için şu beş soruyu sırayla cevaplayın:
- Kaç bağımsız bölüm var ve iki yıl içinde artacak mı? Yeni blok ya da ikinci site ihtimali varsa bugünkü dosya yarın yetmez.
- Aidatın ne kadarı havale/EFT ile geliyor? Yarıdan fazlaysa en büyük iş yükünüz eşleştirme olacaktır.
- Ortak sayaç veya ısınma paylaşımı var mı? Varsa okuma ve dağıtım her ay ayrı bir hesap demektir.
- Birden fazla yönetici, bina ya da site mi söz konusu? Kimin neyi göreceği sorusu çıkıyorsa yetki ayrımı gerekir.
- Sakinler borçlarını kendileri görebilmeli mi? Ayda onlarca "borcum ne kadar?" sorusu alıyorsanız cevap evettir.
Çözüm Hanem bu karşılaştırmada nerede durur?
Çözüm Hanem, tablonun son sütunundaki uzman site yönetim yazılımlarından biridir. Aidat kural bazlı ve yinelenen biçimde tahakkuk eder, onaylanan işletme bütçesi tahakkukun temeli olur. Banka hareketleri otomatik çekilir; açıklama, tutar, IBAN ve gönderen bilgisine göre daireyle eşleştirilmek üzere önerilir, yönetici onayladığında borç kapanır ve makbuz oluşur. Kurul kararları Karar Defteri modülünde kaydedilip sakinlere gösterilebilir. Sakin uygulaması sakinler için ücretsizdir; çok siteli yapılarda site yöneticisi yalnız kendi sitelerini görür.
500 bağımsız bölüme kadar siteler Hemen Başla ile teklif beklemeden hesap açabilir; mevcut Excel verileri şablonla ve ekibin desteğiyle aktarılır. 8 daireli bir apartmansanız ve tablonuz işinizi görüyorsa acele etmenize gerek yok. Yukarıdaki işaretler belirmeye başladığında yeniden değerlendirmek yeterli.
Sonuç
- 8–10 daireli, eşit aidatlı tek binada düzenli bir Excel tablosu genellikle yeter.
- Genel ön muhasebe programı şirket muhasebesinde güçlüdür, ancak daire, malik ve arsa payı mantığını elle kurmanızı gerektirir.
- WhatsApp grubu duyuru için iyidir; kayıt sistemi olarak kullanıldığında belge ve kişisel veri sorunu doğurur.
- Havale yoğunluğu, sayaç paylaşımı ve birden fazla site, uzman yazılıma geçişin en güçlü üç işaretidir.
- Yöntemi seçtikten sonra ürünleri karşılaştırmak için 10 kriterlik kontrol listesini kullanın.