Excel'den Site Yönetim Programına Geçiş: Adım Adım Veri Aktarımı

Excel'den site yönetim programına geçiş, bir geçiş tarihi belirleyip o tarihe kadarki hesapları Excel'de kapatmak ve yeni sisteme yalnızca o günün durumunu (bağımsız bölümler, kişiler, devreden borçlar, kasa ve banka bakiyeleri) aktarmaktır. Verisi derli toplu 40 daireli bir apartman birkaç günde, birkaç yüz daireli bir site birkaç haftada yeni sisteme oturur. Geçişi güvenli kılan iki şey vardır: açılış bakiyelerinin kuruşu kuruşuna tutması ve ilk ay iki sistemin yan yana çalıştırılması.

Excel'den programa geçmenin zamanı geldiğini nasıl anlarsınız?

Excel küçük bir apartmanda yıllarca iş görür. Şu işaretlerden ikisi üçü bir aradaysa geçiş zamanı gelmiştir:

• Aidat, tahsilat ve gider için ayrı dosyalar tutuyorsunuz ve ay sonunda birbirini tutmuyor.
• Bankaya gelen her havaleyi ekstreden tek tek okuyup ilgili daireye elle işliyorsunuz.
• Sakinler “borcum ne kadar?” diye aradığında cevap vermek için dosyayı açmanız gerekiyor.
• Dosyayı tutan kişi tatile çıktığında ya da yönetim değiştiğinde kimse dosyanın mantığını bilmiyor.
• Gecikme tazminatını, sayaç dağıtımını veya birden fazla bloğun ayrı hesabını formüllerle yönetmek zorlaşıyor.

Program seçerken neye bakacağınızı site yönetim programı seçimi yazımızda anlattık. Bu yazı, seçimi yaptıktan sonraki adımı, yani verinin taşınmasını ele alıyor.

Geçiş için en uygun zaman ne?

En temiz geçiş noktası, aylık aidat tahakkukundan hemen öncesidir. Ay sonunda Excel'deki son tahsilatları işleyip dosyayı kapatırsınız, yeni ayın aidatını ise yeni sistemde oluşturursunuz. Böylece hiçbir ay iki sisteme bölünmez. Mali yıl başı, yeni işletme projesinin onaylandığı kat malikleri kurulu toplantısının hemen sonrası ya da yönetici değişimi de iyi başlangıç noktalarıdır. Kış ortasında, ısınma dönemi okumalarının tam ortasında geçiş yapmaktan kaçının.

Hangi verileri hazırlamanız gerekir?

Geçişten önce aşağıdaki listeyi tek tek toplayın. Her satırı bir kişiye zimmetleyin ve bir son tarih koyun.

İletişim bilgileri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel veridir. Listeleri e-posta zincirlerinde dolaştırmak yerine tek bir kişide toplayın ve aktarım bittikten sonra eski kopyaları silin.

Açılış bakiyesi ve geçiş tarihi nasıl belirlenir?

Geçişin en kritik kararı geçiş tarihidir (kesim tarihi). Bu tarihten önceki her hareket Excel'de kalır, sonraki her hareket yeni sistemde tutulur. Yeni sisteme geçmiş yılların bütün tahsilat satırlarını taşımak gerekmez; o tarihteki durum yeterlidir.

Örnek: Geçiş tarihi 1 Kasım 2026 olsun. 31 Ekim akşamı itibarıyla:

Borçları dönem dönem aktarmanın nedeni şudur: 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. maddesi, ödemede geciken kat malikine geciktiği günler için aylık yüzde beş hesabıyla gecikme tazminatı öngörür. Tazminat vadeye göre işlediği için “Daire 4: 5.000 TL” diye tek satır girerseniz hangi tutarın ne zamandan beri geciktiği kaybolur. Borç yaşlandırma raporu da anlamsızlaşır. Gecikme ve tahsilat sürecini aidat borcu tahsilatı yazımızda ayrıntılı anlattık.

Aktarım bittiğinde üç sağlama yapın: dairelerin açılış borçları toplamı Excel'deki toplam alacakla, avanslar toplamı Excel'deki avanslarla, kasa ve banka bakiyeleri de sayım ve ekstreyle aynı olmalı. Tek kuruşluk fark bile sonradan bulunması zor bir hatanın işaretidir.

Veri aktarımı adım adım nasıl yapılır?

1. Geçiş tarihini ve sorumluyu belirleyin. Yönetim kurulunda ya da denetçiyle birlikte tarih kararlaştırılsın.
2. Yapıyı kurun. Siteyi, blokları, bağımsız bölümleri, arsa paylarını ve m²'leri tanımlayın.
3. Kişileri aktarın. Malik ve kiracıları dairelere bağlayın; mükerrer kayıtları bu aşamada temizleyin.
4. Aidat kurallarını tanımlayın. İşletme projesindeki tutarları, eşit ve arsa payı ayrımını, gecikme kuralını girin.
5. Açılış bakiyelerini girin. Daire borçları ve avansları, kasa, banka ve tedarikçi bakiyeleri.
6. Sağlama yapın. Toplamları Excel ve banka ekstresiyle karşılaştırın.
7. Sayaçların son okumalarını girin. İlk dağıtım bu değerlerden başlayacak.
8. İlk ayı paralel yürütün. Yeni sistemde tahakkuk ve tahsilat yaparken aynı ayı Excel'de de tutun.
9. Sakinleri davet edin. Borçlar doğrulandıktan sonra sakinlere uygulamayı duyurun.
10. Excel'i arşivleyin. Paralel ay sorunsuz kapandıysa dosyayı salt okunur olarak saklayın.

Paralel çalışma dönemi neden gerekli?

İlk ay hem yeni sistemde hem Excel'de aynı tahakkuk ve tahsilatları işleyin. Ay sonunda iki taraftaki daire bakiyeleri karşılaştırılır. Fark çıkarsa çoğunlukla nedeni açılış bakiyesinde yanlış girilmiş bir dönem, mükerrer bir kişi ya da Excel'de unutulmuş bir peşin ödemedir. Bir tahakkuk dönemi genellikle yeterlidir; ikinci ayda da fark çıkıyorsa sorunu çözmeden Excel'i kapatmayın. Paralel dönemi uzatmak da iyi değildir: iki sistem uzun süre birlikte tutulursa hangisinin doğru olduğu tartışması başlar.

Sakinlere geçişi nasıl duyurursunuz?

Sakinleri, borçlar doğrulandıktan sonra davet edin. Uygulamayı açan sakin yanlış bir borç görürse güven ilk günden zedelenir. Duyuruda şunlar olsun: geçiş tarihi, uygulamanın nereden indirileceği, giriş için hangi telefon numarası veya e-postanın kullanılacağı, eski borçların neden “devreden” olarak göründüğü ve itiraz için kime başvurulacağı. Telefonu kullanmayan yaşlı sakinler için makbuz ve borç dökümünü kâğıtta vermeye bir süre devam edin.

Geçişte en sık yapılan hatalar nelerdir?

• Mükerrer kişiler: Aynı malik “Ahmet Yılmaz” ve “A. Yılmaz” olarak iki kez girilir, borçlar ikiye bölünür. İki dairesi olan malik tek kişi olarak kaydedilmeli ve iki daireye bağlanmalıdır.
• Eksik veya hatalı telefon: Ülke kodu olmayan, boşluklu ya da eski numaralar bildirimlerin ve uygulama girişinin işlememesine yol açar.
• Yanlış açılış bakiyesi: Peşin ödemelerin unutulması, kısmi ödemelerin borçtan düşülmemesi, kasadaki nakdin sayılmadan girilmesi.
• Malik ile kiracının karıştırılması: Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre ortak giderden kat maliki sorumludur. Borç kiracıya yazılsa bile malik kaydı eksiksiz olmalıdır.
• Geçmişi yeniden yazmaya çalışmak: Beş yıllık tahsilat geçmişini satır satır taşımak haftalar alır ve yeni hata üretir. Geçmiş Excel'de arşivde kalabilir.
• Geçiş tarihinden sonra Excel'e kayıt girmek: Kesim tarihinden sonra yalnızca yeni sistem kullanılmalıdır; paralel ay bunun tek istisnasıdır.

Çözüm Hanem'e geçiş nasıl yapılır?

Çözüm Hanem'de veriler, sistemin hazırladığı Excel şablonu ile taşınır. Şablonda site, bina, bağımsız bölüm, kişi, açılış borcu, kasa, banka ve tedarikçi gibi başlıklar ayrı sayfalardadır. Kendi dosyanızdaki veriyi bu şablona yerleştirirsiniz; aktarım ve kontrol ekibimizin desteğiyle yapılır. Rastgele biçimdeki bir Excel dosyasının kendiliğinden içeri alınacağını beklemeyin; şablon, verinin doğru alana gitmesini sağlayan ara adımdır. Kurulum ve veri aktarımı desteği, eğitim ve destek teklife dahildir.

Yapının kurulması için 13 adımlı site ve bina kurulum sihirbazı vardır; blok ve daire yapısını görsel harita üzerinde kontrol edebilirsiniz. 500 bağımsız bölüme kadar olan siteler Hemen Başla ile teklif beklemeden hesap açıp hemen başlayabilir; daha büyük ya da çok siteli yapılar için iletişim sayfasından teklif istenir. Geçişten sonra sakinler borçlarını ve makbuzlarını ücretsiz sakin uygulamasında görür, aidatlarını kartla öder.

Özet

• Bir geçiş tarihi seçin; öncesi Excel'de kalır, sonrası yeni sistemde tutulur.
• Açılış borçlarını toplam olarak değil dönem ve kalem bazında aktarın.
• Daire borçları, kasa ve banka toplamlarını Excel ve ekstreyle sağlamasını yaparak doğrulayın.
• İlk tahakkuk dönemini iki sistemde paralel yürütün, fark kalmadıysa Excel'i arşivleyin.
• Sakinleri borçlar doğrulandıktan sonra uygulamaya davet edin.