Der Umstieg von Excel auf eine Wohnanlagen-Verwaltungssoftware bedeutet: ein Stichtag festlegen, die Abrechnung bis zu diesem Tag in Excel abschließen und ins neue System nur den Stand dieses Tages übernehmen (Einheiten, Personen, Übertragsschulden, Kassen- und Bankbestände). Eine Wohnanlage mit 40 Wohnungen und geordneten Daten ist in wenigen Tagen umgestellt, eine Anlage mit mehreren hundert Wohnungen in einigen Wochen. Zwei Dinge machen den Umstieg sicher: Eröffnungssalden, die auf den Cent stimmen, und ein Parallelmonat, in dem beide Systeme nebeneinander laufen.
Woran erkennen Sie, dass es Zeit für den Wechsel von Excel zur Software ist?
Excel funktioniert in einem kleinen Apartmentgebäude über Jahre. Treten zwei oder drei der folgenden Anzeichen zusammen auf, ist es Zeit für den Wechsel:
- Sie führen für Beiträge, Einzug und Ausgaben getrennte Dateien, und am Monatsende stimmen sie nicht überein.
- Sie lesen jede eingehende Überweisung einzeln aus dem Kontoauszug und buchen sie manuell auf die betreffende Wohnung.
- Wenn Bewohner anrufen und fragen „Wie hoch sind meine Schulden?“, müssen Sie erst die Akte öffnen, um zu antworten.
- Wenn die aktenführende Person in Urlaub geht oder die Verwaltung wechselt, kennt niemand mehr die Logik der Akte.
- Verzugszins, Zählerverteilung oder getrennte Abrechnungen mehrerer Blöcke lassen sich mit Formeln kaum noch steuern.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, haben wir in unserem Beitrag Auswahl der Verwaltungssoftware erklärt. Dieser Beitrag behandelt den nächsten Schritt nach der Entscheidung, nämlich die Datenübernahme.
Wann ist der beste Zeitpunkt für die Umstellung?
Der sauberste Umstiegspunkt liegt direkt vor der monatlichen Hausgeldabrechnung. Zum Monatsende erfassen Sie die letzten Zahlungseingänge in Excel und schließen die Datei ab, das Hausgeld des neuen Monats legen Sie dann im neuen System an. So wird kein Monat auf zwei Systeme aufgeteilt. Auch der Beginn des Geschäftsjahres, direkt nach der Eigentümerversammlung, in der der neue Wirtschaftsplan beschlossen wurde, oder ein Verwalterwechsel sind gute Startpunkte. Vermeiden Sie den Wechsel mitten im Winter, mitten in der Heizperiode.
Welche Daten müssen Sie vorbereiten?
Tragen Sie vor der Umstellung die folgende Liste Punkt für Punkt zusammen. Weisen Sie jede Zeile einer Person zu und setzen Sie eine Frist.
| Daten | Wo kaufen? | Zu beachten |
|---|---|---|
| Liste der Blöcke, Gebäude und Sondereigentumseinheiten | Grundbuchauszüge, Teilungserklärung, bestehende Umlageliste | Einheitennummern müssen überall einheitlich geschrieben werden (unterschiedliche Schreibweisen wie A-12, A Block 12 sind zusammenzuführen) |
| Miteigentumsanteil und m² | Grundbuch, Liste in der Anlage zur Teilungserklärung | Verpflichtend für nach Miteigentumsanteil aufgeteilte Kosten; die Summe der Anteile muss geprüft werden |
| Eigentümer- und Mieterdaten | Beitragsbuch, Anmeldeformulare für Bewohner | Erfassen Sie Eigentümer und Bewohner getrennt und notieren Sie das Einzugsdatum des Mieters |
| Telefon und E-Mail | Bewohnerformulare, Kommunikationsgruppen | Telefonnummern sollten einheitlich mit Ländervorwahl erfasst werden |
| Eröffnungsforderungen und Vorauszahlungen | Beitragsverfolgungsdatei | Statt Gesamtbetrag nach Zeitraum und Position (z. B. Umlage September, Heizkostenvorschuss) |
| Kassen- und Banksalden | Kassensturz, Bankauszug am Übergabetag | Muss exakt mit dem Saldo im Kontoauszug übereinstimmen |
| Lieferanten und offene Rechnungen | Verträge, unbezahlte Rechnungen | Steuernummer, IBAN, noch nicht fällige Zahlungen |
| Letzte Zählerstände | Liste der letzten Ablesungen | Mit Ablesedatum; die erste Verteilung beginnt mit diesem Wert |
| Betriebsprojekt und Beitragsregeln | Versammlungsbeschluss, Wirtschaftsplan | Welche Kosten gleichmäßig und welche nach Miteigentumsanteil verteilt werden; Anwendung von Verzugszinsen |
| Rechts- und Vollstreckungsakten | Rechtsanwalt, Vollstreckungsamt | Aktennummer und Betrag in Bearbeitung |
Kontaktdaten sind personenbezogene Daten im Sinne des Gesetzes Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten (KVKK). Verteilen Sie Listen nicht in E-Mail-Ketten, sondern bündeln Sie sie bei einer einzigen Person und löschen Sie alte Kopien, sobald die Weitergabe abgeschlossen ist.
Wie werden Eröffnungssaldo und Umstellungsdatum festgelegt?
Die kritischste Entscheidung bei der Umstellung ist der Umstellungsstichtag (Abschlussstichtag). Jede Bewegung vor diesem Datum bleibt in Excel, jede Bewegung danach wird im neuen System geführt. Es ist nicht nötig, alle Zahlungseingänge vergangener Jahre ins neue System zu übertragen; der Stand zum Stichtag genügt.
Beispiel: Der Umstellungstermin sei der 1. November 2026. Stand am Abend des 31. Oktober:
| Position | Die Lage in Excel (Beispiel) | Wie gelangt man in das neue System? |
|---|---|---|
| Einheit 4 | September- und Oktober-Hausgeld nicht gezahlt, 2 × 2.500 TL | Zwei getrennte Eröffnungsposten, Fälligkeit September und Oktober |
| Einheit 9 | Hat den Novemberbeitrag im Voraus gezahlt, 2.500 TL | 2.500 TL Vorschuss (Guthaben); wird mit der Abrechnung im November verrechnet |
| Einheit 15 | Heizölrückstand aus dem Vorjahr: 6.200 TL, in Zwangsvollstreckung | Eröffnungsforderung + Eintrag der Rechtsakte |
| Barkasse | Bei der Zählung 3.450 TL | Anfangssaldo Kasse 3.450 TL |
| Bankkonto | Kontoauszug vom 31. Oktober: 184.300 TL | Eröffnungssaldo der Bank 184.300 TL |
Forderungen periodenweise zu übertragen, hat folgenden Grund: Artikel 20 des Kat Mülkiyeti Kanunu Nr. 634 sieht für den säumigen Wohnungseigentümer einen Verzugsschaden von monatlich fünf Prozent für die Tage des Verzugs vor. Da der Schadenersatz laufzeitabhängig entsteht, geht bei einer einzelnen Zeile wie „Wohnung 4: 5.000 TL“ verloren, welcher Betrag seit wann im Verzug ist. Auch die Forderungsalterung wird damit sinnlos. Den Verzugs- und Inkassoprozess haben wir in unserem Beitrag Beitragsrückstände einziehen ausführlich beschrieben.
Prüfen Sie nach Abschluss der Übertragung dreifach: Die Summe der Eröffnungssalden der Wohnungen muss mit den Gesamtforderungen in Excel übereinstimmen, die Summe der Vorschüsse mit den Vorschüssen in Excel und die Kassen- und Banksalden mit der Zählung und dem Auszug. Selbst eine Abweichung von einem Cent ist ein Hinweis auf einen Fehler, der später schwer zu finden ist.
Wie läuft der Datenimport Schritt für Schritt ab?
- Stichtag und Verantwortlichen festlegen. Das Datum sollte im Verwaltungsbeirat oder gemeinsam mit dem Prüfer beschlossen werden.
- Struktur anlegen. Definieren Sie die Wohnanlage, die Blöcke, die Sondereigentumseinheiten, die Miteigentumsanteile und die m².
- Personen übertragen. Verknüpfen Sie Eigentümer und Mieter mit den Wohnungen; bereinigen Sie in diesem Schritt doppelte Datensätze.
- Hausgeldregeln definieren. Beträge aus dem Wirtschaftsplan, die Unterscheidung zwischen gleichem Anteil und Miteigentumsanteil sowie die Verzugsregel eingeben.
- Anfangssalden eingeben. Wohnungsschulden und Anzahlungen, Kasse, Bank und Lieferantensalden.
- Führen Sie eine Kontrolle durch. Vergleichen Sie die Summen mit Excel und dem Bankauszug.
- Geben Sie die letzten Zählerstände ein. Die erste Verteilung startet mit diesen Werten.
- Führen Sie den ersten Monat parallel. Buchen und ziehen Sie im neuen System die Beiträge ein, und führen Sie denselben Monat zugleich in Excel weiter.
- Laden Sie die Bewohner ein. Nach der Bestätigung der Forderungen machen Sie die App bei den Bewohnern bekannt.
- Excel archivieren. Wenn der Parallelmonat sauber abgeschlossen ist, bewahren Sie die Datei schreibgeschützt auf.
Warum ist eine Parallelbetriebsphase nötig?
Buchen Sie im ersten Monat dieselben Abrechnungen und Zahlungseingänge sowohl im neuen System als auch in Excel. Am Monatsende werden die Wohnungssalden auf beiden Seiten verglichen. Weicht etwas ab, liegt die Ursache meist in einem falsch erfassten Zeitraum im Eröffnungssaldo, einer doppelt angelegten Person oder einer in Excel vergessenen Vorauszahlung. In der Regel genügt eine Abrechnungsperiode; zeigt sich auch im zweiten Monat eine Differenz, schalten Sie Excel erst ab, wenn das Problem gelöst ist. Auch eine verlängerte Parallelphase ist nicht ratsam: Werden beide Systeme lange parallel geführt, beginnt die Diskussion, welches denn nun richtig ist.
Wie kündigen Sie den Umstieg gegenüber den Bewohnern an?
Laden Sie die Bewohner erst ein, nachdem die Forderungen geprüft wurden. Öffnet ein Bewohner die App und sieht eine falsche Forderung, ist das Vertrauen vom ersten Tag an beschädigt. Die Ankündigung sollte enthalten: das Umstellungsdatum, wo die App heruntergeladen wird, welche Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für die Anmeldung verwendet wird, warum alte Forderungen als „übertragen“ erscheinen und an wen man sich bei Einwänden wendet. Für ältere Bewohner, die kein Smartphone nutzen, stellen Sie Quittungen und Forderungsaufstellungen eine Zeit lang weiterhin auf Papier aus.
Welche Fehler passieren bei der Umstellung am häufigsten?
- Doppelte Kontakte: Derselbe Eigentümer wird zweimal als „Ahmet Yılmaz“ und „A. Yılmaz“ angelegt, die Forderungen werden geteilt. Ein Eigentümer mit zwei Wohnungen sollte als eine Person erfasst und mit beiden Wohnungen verknüpft werden.
- Fehlende oder falsche Telefonnummer: Nummern ohne Ländervorwahl, mit Leerzeichen oder veraltete Nummern führen dazu, dass Benachrichtigungen und App-Login nicht funktionieren.
- Falscher Eröffnungssaldo: Vorauszahlungen werden vergessen, Teilzahlungen nicht von der Forderung abgezogen oder Bargeld in der Kasse wird ohne Zählung erfasst.
- Verwechslung von Eigentümer und Mieter: Nach dem Wohnungseigentumsgesetz ist für die Gemeinschaftskosten der Eigentümer verantwortlich. Auch wenn die Forderung auf den Mieter gebucht wird, muss der Eigentümerdatensatz vollständig sein.
- Versuchen, die Vergangenheit neu zu schreiben: Fünf Jahre Zahlungshistorie Zeile für Zeile zu übertragen dauert Wochen und erzeugt neue Fehler. Die Vergangenheit kann in Excel im Archiv bleiben.
- Nach dem Stichtag noch in Excel buchen: Nach dem Stichtag sollte nur noch das neue System genutzt werden; der Parallelmonat ist die einzige Ausnahme.
Wie läuft die Umstellung auf Çözüm Hanem ab?
In Çözüm Hanem werden Daten mit der vom System bereitgestellten Excel-Vorlage übertragen. In der Vorlage sind Bereiche wie Wohnanlage, Gebäude, Sondereigentumseinheit, Person, Eröffnungssaldo, Kasse, Bank und Lieferant auf separaten Tabellenblättern angeordnet. Sie tragen die Daten aus Ihrer eigenen Datei in diese Vorlage ein; die Übertragung und Prüfung erfolgt mit Unterstützung unseres Teams. Erwarten Sie nicht, dass eine beliebig formatierte Excel-Datei automatisch eingelesen wird; die Vorlage ist der Zwischenschritt, der sicherstellt, dass die Daten im richtigen Feld landen. Einrichtungs- und Datenübertragungssupport, Schulung und Support sind im Angebot enthalten.
Für die Einrichtung gibt es einen 13-stufigen Assistenten für Wohnanlagen und Gebäude; die Block- und Wohnungsstruktur können Sie auf einer visuellen Karte prüfen. Wohnanlagen mit bis zu 500 selbstständigen Einheiten können über Jetzt starten ohne Angebotswartezeit ein Konto eröffnen und sofort loslegen; für größere oder mehrere Wohnanlagen umfassende Strukturen fordern Sie über die Kontaktseite ein Angebot an. Nach der Umstellung sehen die Bewohner ihre Forderungen und Belege in der kostenlosen Bewohner-App und zahlen ihre Hausgeld-Vorauszahlungen per Karte.
Zusammenfassung
- Wählen Sie ein Umstellungsdatum; davor bleibt alles in Excel, danach wird im neuen System geführt.
- Übertragen Sie Eröffnungsforderungen nicht als Summe, sondern nach Perioden und Positionen.
- Prüfen Sie die Einheitenforderungen sowie die Kassen- und Banksummen durch Abgleich mit Excel und Kontoauszug.
- Führen Sie die erste Abrechnungsperiode parallel in beiden Systemen durch und archivieren Sie Excel, sobald keine Differenzen mehr bestehen.
- Laden Sie die Bewohner erst zur App ein, nachdem die Schulden bestätigt wurden.