Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) ist Anlage 2 zum Çözüm Hanem Abonnement- und Dienstleistungsvertrag („Vertrag“) und regelt die Rechte und Pflichten bei der Verarbeitung der auf der Plattform gespeicherten personenbezogenen Daten im Rahmen des Gesetzes Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten („Gesetz“). Die Identitätsdaten des als Auftragsverarbeiter tätigen Unternehmens lauten wie folgt:

Handelsname: Akıl Yapay Zeka ve Yazılım Teknolojileri Anonim Şirketi
Marke: Çözüm Hanem
MERSİS-Nummer: 0025117079500001
Finanzamt / Nummer: Şehitkamil / 0251170795
Handelsregister: Handelsregisteramt Gaziantep – 80814
Hauptsitz-Adresse: OSB 2. Bölge 83235 Nolu Cd. No:8, Başpınar (Organize) OSB, 27620 Şehitkamil/Gaziantep
Telefon: +90 551 678 89 15
E-Mail: [email protected]
Website: https://www.cozumhanem.com

1. Rollen

Hinsichtlich der personenbezogenen Daten, die der Abonnent in der Plattform speichert, ist der Abonnent Verantwortlicher und das Unternehmen Auftragsverarbeiter. Hinsichtlich der eigenen Aufzeichnungen des Unternehmens zu Konto, Sicherheit, Vertrag, Abrechnung und Zahlungsabwicklung ist das Unternehmen Verantwortlicher.

2. Anweisung

Das Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung des Vertrags sowie gemäß den Plattform-Einstellungen und schriftlichen Weisungen des Abonnenten; hält es eine Weisung für rechtswidrig, informiert es den Abonnenten unverzüglich.

3. Verarbeitete Daten und betroffene Personen

Betroffene Personen: Bewohner (Eigentümer, Mieter, Nutzer von Sondereigentumseinheiten), Verwaltungs- und Personalnutzer, Lieferantenbeauftragte. Datenkategorien: Identität, Kontakt, Sondereigentumseinheit, Finanzen (Hausgeld, Schulden, Inkasso), Anfragen, Zähler, Zugriffsprotokolle und – soweit vom Abonnenten eingegeben – besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Angaben zur Behinderung in der Lohnabrechnung).

4. Sicherheit

Das Unternehmen ergreift die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Artikel 12 des Gesetzes; eine Übersicht der Maßnahmen befindet sich im Anhang dieses Textes. Die Mitarbeiter des Unternehmens unterliegen der Vertraulichkeit und greifen nur in dem für ihre Aufgabe erforderlichen Umfang auf die Daten zu.

5. Unterauftragsverarbeiter

Die aktuelle Liste der vom Unternehmen eingesetzten Unterauftragsverarbeiter wird im Anhang dieses Textes veröffentlicht. Ein neuer Unterauftragsverarbeiter wird dem Abonnenten mindestens vierzehn Tage im Voraus mitgeteilt, und der Abonnent kann aus triftigem Grund widersprechen. Zahlungsdienstleister und Banken sind keine Unterauftragsverarbeiter, sondern im Rahmen ihrer eigenen Vorschriften eigenständige Verantwortliche.

6. Übermittlung ins Ausland

In Fällen, in denen sich die Server der Unterauftragsverarbeiter im Ausland befinden, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage einer Angemessenheitsentscheidung gemäß Artikel 9 des Gesetzes oder geeigneter Garantien (einschließlich der Unterzeichnung des von der Datenschutzbehörde veröffentlichten Standardvertrags und dessen Meldung an die Behörde).

7. Verstoßmeldung

Erfährt das Unternehmen von einer Verletzung personenbezogener Daten, die die Daten des Abonnenten betrifft, meldet es diese spätestens innerhalb von vierundzwanzig Stunden an den Abonnenten und unterstützt ihn bei der Erfüllung seiner Meldepflichten gegenüber dem Kurul und den betroffenen Personen.

8. Anträge betroffener Personen

Anträge, die das Unternehmen unmittelbar erreichen und Daten betreffen, für die der Abonnent der Verantwortliche ist, leitet das Unternehmen unverzüglich an den Abonnenten weiter und leistet die technisch mögliche Unterstützung.

9. Daten während des Sperrzeitraums

Wird der Zugang wegen ausstehender Zahlung eingeschränkt, löscht oder verändert das Unternehmen die Daten nicht und hindert den Abonnenten nicht am Export seiner Daten.

10. Beendigung: Rückgabe und Löschung

Nach Vertragsende bietet das Unternehmen dem Abonnenten die Möglichkeit, seine Daten in maschinenlesbarer Form (Excel/CSV und PDF) zu exportieren, und löscht oder anonymisiert die Daten innerhalb der Fristen gemäß Artikel 11 des Vertrags: Die Exportfrist beträgt 30 Tage ab Vertragsende, die Löschung erfolgt spätestens innerhalb von 90 Tagen ab Vertragsende. Das Unternehmen bewahrt den Nachweis der Löschung mindestens drei Jahre auf und sendet dem Abonnenten eine Löschbestätigung.

11. Prüfung

Der Abonnent kann mit angemessener Ankündigung und höchstens einmal jährlich Informationen und Unterlagen zur Einhaltung dieser VİS durch das Unternehmen anfordern.

Anhang: Zusammenfassung der technischen und organisatorischen Maßnahmen

Verschlüsselung der Kommunikation (HTTPS/TLS), Speicherung von Passwörtern als Einweg-Hash und Schutz vor Brute-Force-Angriffen,
Rollen- und berechtigungsbasierter Zugriff; dass auf die Daten jeder Verwaltung nur die autorisierten Nutzer dieser Verwaltung zugreifen können,
Audit-Trails, die zeigen, wer Änderungen wann vorgenommen hat,
Regelmäßige Backups und die Speicherung der Sicherungen mit zugriffskontrolliertem Zugriff,
Vertraulichkeitsverpflichtung des Personals und Überprüfung der Berechtigungen,
Überwachung von Sicherheitsupdates und Behebung von Schwachstellen.

Anhang: Unterauftragsverarbeiter

Anbieter von Hosting- und Datenbankdiensten,
Anbieter von E-Mail-Versanddiensten,
WhatsApp Business (Meta Platforms) — ausschließlich für genehmigte WhatsApp-Benachrichtigungen und den Chat-Assistenten,
Mobiler Benachrichtigungsdienst (Google Firebase),
Content-Delivery- und Sicherheitsservice (Cloudflare),
Anbieter eines KI-gestützten Assistenten,
Anbieter von SMS-Versanddiensten.