Wie funktioniert die Online-Zahlung der Hausgeld-Vorauszahlungen? Karte, Überweisung und Zuordnung

Online-Umlagenerhebung bedeutet, dass Bewohner ihre Umlage- und Gemeinschaftskostenschulden per Kreditkarte, Debitkarte oder Überweisung/SEPA-Überweisung begleichen, ohne ins Verwaltungsbüro zu kommen, und diese Zahlung automatisch im Forderungskonto verbucht wird. In einem gut eingerichteten System geht der per Karte gezahlte Betrag über den Zahlungsdienstleister direkt auf das Bankkonto der Verwaltung ein, Überweisungen werden anhand der Bankumsätze der jeweiligen Wohnung zugeordnet, und in beiden Fällen entsteht die Quittung, ohne dass der Verwalter Hand anlegen muss.

In diesem Beitrag zeigen wir, über welche Wege eine Wohnanlage oder ein Mehrfamilienhaus die monatlichen Servicegebühren einziehen kann, welche Vor- und Nachteile jede Methode hat, was vor dem Umstieg auf Kartenzahlung vorbereitet werden muss und wie man den ersten Monat aufsetzt. Der rechtliche Weg gegen säumige Eigentümer ist ein eigenes Thema; damit befassen wir uns im Beitrag Beitreibung offener Servicegebühren.

Mit welchen Methoden werden die Beiträge eingezogen?

Die meisten Verwaltungen verlassen sich nicht auf eine einzige Methode. In einer Wohnanlage mit 80 Wohnungen bevorzugt ein älterer Eigentümer die Barzahlung, ein berufstätiger Mieter die Überweisung per Mobile Banking und jüngere Bewohner die Kartenzahlung per Smartphone. Aufgabe der Verwaltung ist es, jede Zahlung unabhängig vom Zahlungsweg im selben Forderungsbuch und am selben Tag zu verbuchen.

Barzahlung und Quittung

Das ist die älteste Methode. Der Bewohner gibt das Geld der Verwaltung oder dem zuständigen Personal und erhält eine Quittung. In kleinen Wohngebäuden ist sie noch verbreitet; doch Bargeld in der Kasse, verlorene Quittungsblöcke und Diskussionen nach dem Motto „Ich habe doch bezahlt“ sind die bekannten Probleme dieser Methode. Wird Bargeld angenommen, muss die Quittung im System nummeriert ausgestellt und das eingenommene Geld zeitnah auf der Bank eingezahlt werden.

Überweisung / EFT

Das ist heute die gängigste Methode. Der Bewohner überweist Geld auf die IBAN der Verwaltung und schreibt im Verwendungszweck Block und Wohnungsnummer. Das Problem: Der Verwendungszweck wird häufig unvollständig oder fehlerhaft angegeben. In einer Wohnanlage mit 120 Einheiten gehen monatlich über hundert Überweisungen ein, und herauszufinden, zu welcher Einheit jede gehört, dauert Stunden. Die Bankanbindung, die diese Arbeit erleichtert, haben wir ausführlich im Beitrag Servicegebühren-Abgleich mit Bankanbindung beschrieben.

Online-Zahlung per Karte

Bewohner sehen ihre Schuld in der App oder im Webportal und zahlen per Kredit- oder Debitkarte. Die Zahlung wird per 3D Secure verifiziert, die Schuld wird im Moment der Bestätigung ausgeglichen und ein Beleg erstellt. Der größte Unterschied für die Verwaltung: Die Zuordnung entfällt, denn die Zahlung kommt bereits mit der Information, aus welcher Wohnung und für welche Schuld sie geleistet wurde.

Dauerauftrag

Dieses Verfahren sorgt dafür, dass Bewohner nicht jeden Monat erneut tätig werden müssen. Es lässt sich als Dauerauftrag bei der Bank oder als wiederkehrende Abbuchung mit beim Zahlungsdienstleister hinterlegter Karte einrichten. Der Bewohner stimmt einmal zu, und die Zahlung erfolgt am Fälligkeitstag automatisch. Dem Bewohner muss klar erklärt werden, welche Schulden der Auftrag umfasst, wie er widerrufen werden kann und was passiert, wenn die Karte abläuft. Ändert sich die Höhe des Hausgelds im Laufe des Jahres, führen Daueraufträge mit festem Betrag zu Unter- oder Überzahlungen; daher ist ein Auftrag auf Basis der aktuellen Schuld vorzuziehen.

Welche Vor- und Nachteile haben die Zahlungsmethoden?

Auf welches Konto geht der per Karte gezahlte Beitrag?

Das ist die Frage, die Verwalter und Prüfer am häufigsten stellen – und sie ist berechtigt. Bei einem korrekt eingerichteten System verweilt das Geld nicht auf dem Konto des Softwareanbieters. Es kommt das Modell des „Unterhändlers“ (Sub-Merchant) zum Einsatz: Der lizenzierte Zahlungsdienstleister führt jede Verwaltung als eigenes Unterhändlerkonto. Zahlt ein Bewohner per Karte, überweist der Zahlungsdienstleister den eingezogenen Betrag direkt auf das hinterlegte Bankkonto dieser Verwaltung. An welchem Tag die Überweisung erfolgt, hängt vom Abrechnungskalender des Zahlungsdienstleisters ab.

Diese Struktur hat zwei Vorteile für die Verwaltung. Erstens wird das für die Gemeinschaftskosten eingenommene Geld von Anfang bis Ende auf dem Konto der Verwaltung geführt; der Beirat oder die Eigentümer können anhand des Bankauszugs jede Kartenzahlung nachvollziehen. Zweitens entsteht zwischen Softwareanbieter und Verwaltung kein Zahlungsanspruch; selbst wenn Sie sich für einen Softwarewechsel entscheiden, liegen die eingenommenen Beiträge bereits auf Ihrem Konto.

Was muss vor dem Start der Online-Wohngeldabwicklung vorbereitet werden?

• Bankkonto im Namen der Verwaltung. Die Gebühren dürfen nicht auf dem Privatkonto des Verwalters eingehen. Ein Konto, das mit der Steuernummer der Wohnungseigentümergemeinschaft oder der Wohnanlagenverwaltung eröffnet wurde, ist sowohl für die Registrierung beim Zahlungsdienstleister als auch für die Rechenschaftspflicht unerlässlich.
• Vollmachtsnachweis. Der Beschluss der Eigentümerversammlung, der den Verwalter bestellt, und der Eintrag im Beschlussbuch müssen vorliegen. Der Zahlungsdienstleister fragt bei der Registrierung als Unterhändler, wer die Verwaltung vertritt.
• Aktuelle Forderungsliste. Die für die Online-Zahlung freigegebenen Forderungen müssen korrekt sein. Wenn Sie einem Bewohner einen Zahlungslink senden, bevor Vorperiodensalden und Eröffnungsforderungen im System erfasst sind, führt das zu Widersprüchen.
• Genehmigter Wirtschaftsplan. Grundlage der Umlage ist der Wirtschaftsplan. Die Abrechnung muss nach diesem Plan erfolgen; Details finden Sie im Beitrag Wie wird die Umlage berechnet.
• Kontaktdaten der Bewohner. Sind Mobilnummer und E-Mail-Adresse nicht aktuell, erreichen Erinnerungen und Quittungen den Bewohner nicht.

Wie sicher ist die Online-Zahlung?

Sicherheit muss in drei Ebenen gedacht werden. Die erste ist die Kartenprüfung: Über 3D Secure bestätigt der Bewohner die Zahlung mit einem Einmalcode, den die kartenausgebende Bank sendet. Selbst wenn Kartendaten abhandenkommen, lässt sich die Transaktion ohne Code nicht abschließen.

Zweitens geht es darum, wo die Kartendaten gespeichert werden. Kartenummer, Ablaufdatum und Sicherheitscode sollten auf der sicheren Zahlungsseite des Zahlungsdienstleisters eingegeben werden. Eine Property-Management-Software muss diese Daten nicht in ihrer eigenen Datenbank speichern – und sollte es auch nicht. Unternehmen, die Kartendaten verarbeiten, unterliegen den PCI-DSS-Regeln, dem Sicherheitsstandard der Kartenindustrie.

Der dritte Punkt sind personenbezogene Daten. Name, Telefonnummer, Wohnung und Schuldenstand eines Bewohners sind personenbezogene Daten im Sinne des Gesetzes Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten (KVKK). Den Bewohnern muss eine Datenschutzerklärung vorgelegt werden, Schuldeninformationen dürfen nur von befugtem Verwaltungspersonal eingesehen werden, und es muss nachvollziehbar sein, wer welche Datensätze eingesehen hat. Eine Sammelliste offener Forderungen in der WhatsApp-Gruppe des Hauses zu teilen, ist eine Angewohnheit, von der man in dieser Hinsicht absehen sollte.

Wie wird eine Forderung bei Zahlungseingang ausgeglichen, wie entsteht ein Beleg?

Die Kartenzahlung ist schnell: Der Bewohner wählt seine Forderung, zahlt, der Zahlungsdienstleister bestätigt und der Betrag wird sofort der passenden Forderung zugebucht. Die Quittung entsteht automatisch und erscheint im Konto des Bewohners. Der Verwalter muss nichts zusätzlich erfassen.

Bei Überweisungen gibt es zwei Schritte. Zuerst geht der Bankumsatz im System ein, dann wird dieser Umsatz der betreffenden Wohnung und Forderung zugeordnet. Nach Bestätigung der Zuordnung ist die Forderung beglichen und eine Quittung wird erstellt. Hat beispielsweise der Eigentümer der Wohnung B-12 mit 1.750 TL Nebenkosten im Verwendungszweck nur „Oktober“ angegeben, schlägt das System anhand von Absendername, Betrag und früheren Zahlungen von derselben IBAN eine Zuordnung vor; der Verwalter bestätigt mit einem Klick.

Auch Teil- und Überzahlungen müssen erfasst werden. Wurden auf eine Forderung von 1.750 TL 1.000 TL gezahlt, wird dieser Betrag von der Forderung abgezogen und die restlichen 750 TL bleiben offen. Wurden 3.500 TL überwiesen, wird der Überschuss als Guthaben auf dem Konto des Zahlers verbucht und mit dem Beitrag des Folgemonats verrechnet. Sind diese Regeln von Anfang an klar, entfällt am Periodenende die Frage „Wo ist das Geld hingegangen?“.

Wie sollten Zahlungserinnerungen an Bewohner erfolgen?

Eine Online-Zahlungsmöglichkeit allein erhöht die Zahlungsquote nicht; der Bewohner muss an den Fälligkeitstag erinnert werden. Ein funktionierender Ablauf sieht so aus: drei Tage vor Fälligkeit eine kurze Erinnerung, am Fälligkeitstag der Zahlungslink mit dem offenen Betrag, eine Woche nach Fälligkeit eine Mahnung. Die Erinnerung kann per SMS, E-Mail und App-Benachrichtigung versendet werden. In der Nachricht müssen Betrag, Zeitraum und Zahlungsweg klar stehen, und Bewohner ohne offene Forderung dürfen keine Nachricht erhalten. Dass die Quittung nach der Zahlung beim Bewohner ankommt, schafft das Vertrauen, das die Zahlung im nächsten Monat erleichtert.

Wie richtet man die Online-Wohngeldabwicklung im ersten Monat ein?

1. Bankkonto festlegen. Das Verwaltungskonto und die IBAN bestimmen, auf dem das Hausgeld eingeht; für Zahlungen auf alte Privatkonten ein Übergangsdatum festlegen.
2. Wohnungs- und Personendaten vervollständigen. Für jede Einheit sollten Eigentümer und gegebenenfalls Mieter sowie Telefon und E-Mail im System hinterlegt sein.
3. Anfangssalden eingeben. Forderungen und Verbindlichkeiten aus der Vorperiode vor der ersten Buchung erfassen.
4. Hausgeld-Buchung einrichten. Das monatliche Hausgeld und den Fälligkeitstag gemäß dem genehmigten Wirtschaftsplan festlegen.
5. Registrierung beim Zahlungsdienstleister vornehmen. Kündigen Sie die Kartenzahlung für die Bewohner erst an, wenn die Registrierung der Verwaltung als Unterhändler abgeschlossen ist.
6. Bankbewegungen anbinden. Sorgen Sie dafür, dass die Bankbewegungen der per Überweisung zahlenden Bewohner regelmäßig ins System gelangen.
7. Informieren Sie die Bewohner. Senden Sie eine kurze Mitteilung, in der steht, wie die App heruntergeladen wird, wo die Forderungen zu sehen sind und was im Überweisungsverwendungszweck angegeben werden muss.
8. Prüfen Sie nach dem ersten Fälligkeitstermin. Gehen Sie am Monatsende die nicht zugeordneten Überweisungen, offenen Forderungen und Erstattungsanträge durch und korrigieren Sie den hängenden Schritt für den nächsten Monat.

Wie wickelt Çözüm Hanem die Online-Zahlung der Nebenkosten ab?

In Çözüm Hanem zahlen Bewohner ihre Hausgeld- und Betriebskostenschulden über die Bewohner-App oder das Web-Panel per Kredit- oder Debitkarte mit 3D-Secure-Verifizierung. Die Zahlungsinfrastruktur wird von der iyzico Ödeme Hizmetleri A.Ş. bereitgestellt, die von der Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası lizenziert ist. Jede Verwaltung wird bei iyzico als eigenes Unterhändlerkonto angelegt, und der Betrag wird direkt auf das Bankkonto der jeweiligen Verwaltung überwiesen. Die Kartendaten werden auf der sicheren Zahlungsseite von iyzico eingegeben; Çözüm Hanem speichert keine Kartennummer. Die Zahlung wird sofort im Forderungsdatensatz verbucht, und die Quittung erscheint im Konto des Bewohners. Bei fehlerhaften oder doppelten Zahlungen wird der Betrag auf die Karte zurückerstattet.

Für Zahlungen per Überweisung werden die Bankumsätze automatisch abgerufen und im Bildschirm für den Bankabgleich zur Zuordnung zur betreffenden Wohnung und Forderung vorgeschlagen; sobald der Verwalter bestätigt, ist die Forderung beglichen. Zahlungserinnerungen lassen sich per SMS, E-Mail, Telegram und App-Benachrichtigung versenden. Die Bewohner-App ist für Bewohner kostenlos. Alle Funktionen finden Sie auf der Seite Funktionen; für Wohnanlagen mit bis zu 500 Einheiten können Sie mit Jetzt starten ein Konto eröffnen.

Zusammenfassung

• Die Online-Wohngeldabwicklung läuft über die Verbuchung von Karte, Überweisung/SEPA und Dauerauftrag im selben Forderungsbuch.
• Der per Karte gezahlte Betrag muss im Modell des Unterhändlers direkt auf das Bankkonto der Verwaltung fließen und nicht auf der Plattform liegen bleiben.
• 3D Secure, die Verlagerung der Kartendaten zum Zahlungsdienstleister und eine KVKK-konforme Rechte­trennung sind die Grundlage der Sicherheit.
• Eine Kartenzahlung begleicht die Forderung sofort; Überweisungen werden aus den Bankumsätzen zugeordnet und bestätigt, die Quittung entsteht in beiden Fällen automatisch.
• Im ersten Monat sollten Konto, Stammdaten, Eröffnungssalden, Abrechnung, Einrichtung des Zahlungsdienstleisters und Ankündigung an die Bewohner in dieser Reihenfolge eingerichtet werden.