Eine Wohnanlagenverwaltungssoftware ist keine Entscheidung für ein paar Monate, sondern für viele Jahre: In sie fließen Ihre gesamte Finanzhistorie, Ihre Eigentümerdaten und Ihre Verträge ein. Der Preis der falschen Wahl ist nicht die Lizenzgebühr, sondern die Kosten des Zurückruderns. Die folgenden zehn Punkte sollten im Demo-Gespräch unbedingt getestet werden.

1. Ist die Abrechnung flexibel?

Hausgeld ist nicht einheitlich. Unterstützt es die gesetzliche Unterscheidung zwischen gleicher Verteilung und Miteigentumsanteil sowie Schlüssel wie m² oder individuelle Quoten? Können verschiedenen Kostenpositionen unterschiedliche Verteilungsschlüssel zugewiesen werden? Das ist die Grundlage der Hausgeldberechnung.

2. Ist die Bankanbindung echt?

„Wir haben eine Bankanbindung“ sagt noch nicht viel. Die Frage ist: Werden die Umsätze automatisch abgerufen oder werden Kontoauszüge hochgeladen? Welche Banken werden unterstützt? Werden Zuordnungsvorschläge gemacht und nicht zugeordnete Posten als Warnung angezeigt?

3. Was sehen die Bewohner?

Wenn Bewohner ihre eigenen Schulden, ihren Zahlungsverlauf und die Ankündigungen der Wohnanlage vom Handy aus einsehen können, sinkt der Anfragenverkehr beim Verwalter deutlich. Fragen Sie unbedingt, ob die Bewohner-App zusätzlich berechnet wird.

4. Gibt es Zähler und Verbrauchsverteilung?

Bei Zentralheizung oder gemeinsamem Wasser müssen die Ablesewerte automatisch auf die Wohneinheiten übertragen werden. Manuell berechneter Verbrauch erzeugt sowohl Fehler als auch Widersprüche.

5. Unterstützt es Strukturen mit mehreren Gebäuden?

Heute haben Sie vielleicht nur eine Wohnanlage; wenn morgen ein zweites Portfolio hinzukommt, kann das System dies dann mit getrennten Kassen und getrennter Buchhaltung abbilden? Falls eine Filialisierung möglich ist, fragen Sie von Anfang an nach der Multi-Standort-Struktur.

6. Sind die Berichte prüfungssicher?

Gibt es Berichte wie Bilanz, Kontenauszug und Forderungsalterung? Sind PDF- und Excel-Exporte möglich? Prüfer und Wohnungseigentümer verlangen ein Dokument, keinen Screenshot.

7. Sind die Berechtigungen detailliert?

Buchhalter, Kassierer, Prüfer und Außendienstmitarbeiter sollten nicht dieselbe Ansicht sehen. Lassen sich Berechtigungen pro Benutzer vergeben und wird im Audit-Trail festgehalten, wer was getan hat?

8. Wessen Aufgabe ist die Datenübermittlung?

Dies ist der am häufigsten übersehene Kostenpunkt. Wer übernimmt die Übernahme Ihrer bestehenden Hausgeld-, Schulden-, Einheiten- und Personendaten? Ist diese Leistung im Preis enthalten oder wird sie separat berechnet?

9. Gehören Ihre Daten Ihnen?

Können Sie Ihre Daten exportieren, wenn Sie sich zum Wechsel entscheiden? Wie erfolgt die Sicherung? Wie wird die KVKK-Konformität hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten sichergestellt?

10. Wie hoch sind die Gesamtkosten?

Schauen Sie nicht nur auf den Monatspreis. Fragen Sie jeden einzelnen Posten ab: Einrichtung, Datenmigration, Schulung, zusätzliche Nutzer, SMS- und E-Mail-Kontingent, Inkassoprovision, mobile App und Support. Besonders wichtig ist, ob eine Provision auf den Einzug erhoben wird; ein kleiner Prozentsatz auf den Umsatz kann am Jahresende höher ausfallen als die Lizenzgebühr.

Kurze Checkliste für das Demo-Gespräch

  1. Können wir eine Demo mit den Daten unserer eigenen Wohnanlage machen?
  2. Mit wie vielen verschiedenen Schlüsseln kann ich die Hausgeldverteilung einrichten?
  3. Werden Bankbewegungen automatisch übernommen?
  4. Ist die Bewohner-App kostenpflichtig?
  5. Ist die Datenübernahme im Preis enthalten?
  6. Erheben Sie eine Provision auf Zahlungseingänge?
  7. Wie erhalte ich meine Daten, wenn ich den Vertrag kündige?

Fordern Sie die Antwort auf diese Fragen schriftlich an. Mündlich gegebene Zusagen werden nach sechs Monaten zu Details, an die sich niemand mehr erinnert.