Bir site yönetim programı, birkaç aylık bir deneme değil çok yıllık bir karardır: içine tüm mali geçmişiniz, kat maliki kayıtlarınız ve sözleşmeleriniz girer. Yanlış seçimin bedeli, lisans ücreti değil geri dönüş maliyetidir. Aşağıdaki on başlık, demo görüşmesinde mutlaka test edilmelidir.

1. Tahakkuk esnek mi?

Aidat tek tip değildir. Kanunun eşit ve arsa payı ayrımını, ayrıca m² veya özel oran gibi anahtarları destekliyor mu? Farklı gider kalemlerine farklı dağıtım anahtarı verilebiliyor mu? Bu, aidat hesaplamanın temelidir.

2. Banka entegrasyonu gerçek mi?

“Banka entegrasyonumuz var” cümlesi çok şey anlatmaz. Sorun: Hareketler otomatik mi çekiliyor, yoksa ekstre yüklemesi mi yapılıyor? Hangi bankalar destekleniyor? Eşleştirme öneriyor mu, eşleşmeyenleri uyarı olarak gösteriyor mu?

3. Sakinler ne görüyor?

Sakinin kendi borcunu, ödeme geçmişini ve site duyurularını telefondan görebilmesi, yöneticiye gelen soru trafiğini belirgin biçimde azaltır. Sakin uygulamasının ayrıca ücretlendirilip ücretlendirilmediğini mutlaka sorun.

4. Sayaç ve tüketim dağıtımı var mı?

Merkezi ısıtma veya ortak su varsa, okuma değerlerinin bağımsız bölümlere otomatik yansıtılması gerekir. Elle hesaplanan tüketim, hem hata hem itiraz üretir.

5. Çok binalı yapıyı destekliyor mu?

Bugün tek siteniz olabilir; yarın ikinci bir portföy eklenirse sistem bunu ayrı kasalar ve ayrı muhasebeyle taşıyabilecek mi? Şubeleşme ihtimali varsa çok siteli yapıyı baştan sorun.

6. Raporlar denetime uygun mu?

Mizan, cari ekstre ve borç yaşlandırma gibi raporlar var mı? PDF ve Excel çıktısı alınabiliyor mu? Denetçinin ve kat maliklerinin isteyeceği format, ekran görüntüsü değil belgedir.

7. Yetkilendirme ayrıntılı mı?

Muhasebeci, kasiyer, denetçi ve saha personeli aynı ekranı görmemelidir. Kullanıcı bazında yetki verilebiliyor mu, kimin ne yaptığı denetim izinde tutuluyor mu?

8. Veri aktarımı kimin işi?

En sık atlanan maliyet kalemi budur. Mevcut aidat, borç, bağımsız bölüm ve kişi verilerinizi kim aktaracak? Bu hizmet fiyata dahil mi, yoksa ayrıca mı ücretlendiriliyor?

9. Veriniz size ait mi?

Ayrılmaya karar verirseniz verilerinizi dışa aktarabiliyor musunuz? Yedekleme nasıl yapılıyor? Kişisel verilerin işlenmesi bakımından KVKK uyumu nasıl sağlanıyor?

10. Toplam maliyet nedir?

Sadece aylık bedele bakmayın. Şu kalemleri tek tek sorun: kurulum, veri aktarımı, eğitim, ek kullanıcı, SMS ve e-posta kontörü, tahsilat komisyonu, mobil uygulama ve destek. Tahsilattan komisyon alınıp alınmadığı özellikle önemlidir; ciro üzerinden kesilen küçük bir oran, yıl sonunda lisans bedelinden büyük olabilir.

Demo görüşmesi için kısa liste

  1. Kendi sitemin verisiyle demo yapabilir miyiz?
  2. Aidat dağıtımını kaç farklı anahtarla kurabiliyorum?
  3. Banka hareketleri otomatik mi geliyor?
  4. Sakin uygulaması ücretli mi?
  5. Veri aktarımı fiyata dahil mi?
  6. Tahsilattan komisyon alıyor musunuz?
  7. Sözleşmeyi sonlandırırsam verimi nasıl alırım?

Bu soruların cevabını yazılı olarak isteyin. Sözlü verilen taahhütler, altı ay sonra kimsenin hatırlamadığı ayrıntılara dönüşüyor.