WhatsApp sakin asistanı, sakinlerin yönetimin WhatsApp hattına yazdığı soruları günün her saatinde yanıtlayan ve cevabı sakinin kendi dairesine ait kayıtlardan hazırlayan bir yapay zeka yardımcısıdır. Çözüm Hanem'de sakin telefon numarasıyla tanınır; borcunu sorabilir, makbuzunu isteyebilir, ödeme bağlantısı alabilir, arıza bildirebilir, duyuruları ve kurul kararlarını okuyabilir. Para ya da taahhüt doğuran her işlemden önce asistan bir özet gösterip onay ister, çözemediği konuyu yönetimdeki bir yetkiliye devreder.
240 daireli bir site düşünün. Ayın ilk haftasında yöneticinin telefonuna aynı sorular onlarca kez gelir: "IBAN neydi?", "Bu ay borcum ne kadar?", "Geçen ayın makbuzunu atar mısınız?", "Genel kurul ne zaman?" Bu soruların hepsinin cevabı zaten sistemde kayıtlıdır. Sorun, cevabı sistemden bulup tek tek yazmanın yöneticinin gününü yemesidir. Bu yazıda WhatsApp üzerinden çalışan bir sakin asistanının ne yaptığını, nerede durduğunu ve kişisel verileri nasıl koruduğunu anlatıyoruz.
Site yönetimi için WhatsApp grupları neden yetmez?
Çoğu site ve apartmanda iletişim bir WhatsApp grubunda başlar. Duyuru için pratiktir; ancak yönetim işi gruba taşındığında üç sorun kısa sürede ortaya çıkar.
- Kayıt tutulmaz. "Asansör yine bozuk" mesajı yüz mesajın arasında kaybolur. Kimin ne zaman bildirdiği, kime iletildiği ve ne zaman kapandığı belli olmaz. Aynı arıza üç kişi tarafından üç kez yazılır, biri bile kayda girmez.
- Kişisel veri herkese açılır. Gruba atılan borçlu listesi, daire numaraları ve telefon numaraları tüm üyelerin telefonuna iner. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) md. 12, veri sorumlusuna verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek için uygun güvenlik tedbirlerini alma yükümlülüğü getirir. Borç bilgisini kalabalık bir grupta paylaşmak bu yükümlülükle bağdaşmaz.
- Kişisel soru sorulamaz. Kimse "Benim kaç ay borcum var?" sorusunu komşularının önünde sormak istemez. Bu yüzden sorular yöneticinin özel numarasına kayar ve yönetici mesai sonrası da yanıt vermek zorunda kalır.
| Konu | WhatsApp grubu | Yönetimin asistan hattı |
|---|---|---|
| Kim neyi görür? | Her mesajı tüm üyeler görür | Her sakin yalnız kendi konuşmasını ve kendi dairesinin bilgisini görür |
| Arıza ve talep | Mesajlar arasında kaybolur | Talep kaydı açılır, durumu sorulabilir |
| Borç sorusu | Yöneticinin elle bakması gerekir | Güncel kayıtlardan anında yanıtlanır |
| Makbuz ve belge | Yönetici arayıp bulur, gönderir | Makbuz PDF olarak sohbete gönderilir |
| Mesai dışı | Yanıt sabahı bekler ya da yöneticinin akşamı gider | Gece de cevap verir, gerekirse ertesi gün yetkiliye devreder |
| Geçmiş | Telefonlarda dağınık kalır | Görüşmeler yönetim panelinde saklanır |
Grup tamamen kapatılmak zorunda değildir. Komşuların kendi aralarındaki sohbet için kalabilir. Yönetime ait işler, yani borç, ödeme, arıza ve resmi duyuru, kayıt tutan bir kanala taşınmalıdır.
WhatsApp sakin asistanı nasıl çalışır?
Sakin açısından süreç sıradan bir WhatsApp yazışmasıdır. Arka planda ise her adımda kimlik ve yetki kontrolü yapılır.
- Sakin yazar. Yönetimin WhatsApp numarasına normal bir mesaj gönderir. Uygulama indirmesi ya da şifre girmesi gerekmez.
- Numara tanınır. Sistem mesajın geldiği telefon numarasını kayıtlı kişilerle karşılaştırır. Numara bir sakine ait değilse asistan hiçbir bilgi vermez; numaranın profile kaydedilmesini ya da yönetimle görüşülmesini ister.
- Kapsam belirlenir. Tanınan sakin için asistan yalnız onun hâlen bağlı olduğu dairenin bilgisine ve kendisine atanmış kayıtlara ulaşır. Taşınıp giden eski bir kiracı, eski dairesinin borcunu göremez.
- Cevap kayıtlardan hazırlanır. Asistan mesajı anlar, hangi bilginin gerektiğine karar verir ve cevabı sistemdeki güncel kayıtlardan yazar. Tutarlar, tarihler ve makbuz numaraları kayıtlardan gelir.
- Önemli işlemde onay istenir. Kartla ödeme başlatmak, tesis rezervasyonu yapmak ya da sayaç endeksi bildirmek gibi işlemlerden önce asistan bir özet gösterir. WhatsApp'ta "Evet" ve "Hayır" düğmeleri gelir; işlem yalnız sakin onaylarsa yapılır.
- Gerekirse insana devredilir. Sakin bir yetkiliyle konuşmak isterse görüşme yönetimin destek personeline aktarılır. Personel kimin, hangi daireden yazdığını ve konunun özetini görerek konuşmayı yönetim panelinden sürdürür.
Yönetici isterse belirli bir görüşmede asistanı kapatıp sakine doğrudan kendisi yazabilir. Sakin aynı WhatsApp sohbetinde kalır, değişen tek şey cevabı kimin verdiğidir.
Örnek konuşma: Bir aidat sorusu nasıl ilerler?
Aşağıdaki yazışma, B Blok 12 numaralı dairede oturan bir sakinin ayın ortasında yaptığı tipik bir görüşmedir. Tutarlar örnektir.
- Sakin: Merhaba, bu ay ne kadar borcum var?
- Asistan: Merhaba. B Blok 12 numaralı dairenizde 2 açık kalem var: 1) Ekim 2026 aidatı 1.850 TL, son ödeme tarihi 15 Ekim, gecikmede. 2) Asansör revizyonu payı 640 TL, son ödeme tarihi 31 Ekim. Toplam 2.490 TL.
- Sakin: İkisini de kartla ödemek istiyorum.
- Asistan: B Blok 12 için 2 kalem, toplam 2.490 TL kartla ödenecek ve size güvenli bir ödeme bağlantısı gönderilecek. Onaylıyor musunuz? [Evet] [Hayır]
- Sakin: Evet.
- Asistan: Ödeme bağlantınız hazır. Kart bilgilerinizi bu sohbete yazmayın; ödeme 3D Secure doğrulamasıyla güvenli ödeme sayfasında tamamlanır.
- Sakin: Ödedim, geçti mi?
- Asistan: Ödemeniz alındı, iki kalem de kapandı. Makbuzunuzu PDF olarak gönderiyorum.
İkinci örnek bir arıza bildirimi. Sakin önce mutfak dolabının altının fotoğrafını gönderir, ardından yazar:
- Sakin: Mutfakta lavabonun altından su sızıyor.
- Asistan: Daireniz için "Mutfak lavabosu altında su sızıntısı" başlıklı bir arıza talebi açtım ve gönderdiğiniz fotoğrafı talebe ekledim. Durumunu istediğiniz zaman buradan sorabilirsiniz.
- Sakin: Biri bakmaya gelecek mi?
- Asistan: Talebiniz yönetim tarafından bir teknik personele atandı. Ziyaret planlandığında tarih bu talepte görünecek; isterseniz talebinize not da ekleyebilirim.
Sakin asistanı neler yapabilir?
Asistanın yaptığı her iş, Çözüm Hanem'de sakinin web panelinde ve mobil uygulamasında zaten bulunan bir işlemin sohbetle yapılan karşılığıdır. Aşağıdaki tablo en sık gelen istekleri özetler.
| Sakinin isteği | Asistanın yaptığı |
|---|---|
| "Borcum ne kadar?" | Açık aidat ve borç kalemlerini kalan tutar ve son ödeme tarihiyle listeler; istenirse dairenin hesap ekstresini çıkarır. |
| "Geçen ay ne ödedim?" | Ödeme geçmişini tarih, tutar ve makbuz numarasıyla gösterir; bir ödemenin hangi borçları kapattığını açıklar. |
| "Makbuzumu gönderir misiniz?" | Tamamlanmış ödemenin makbuzunu PDF olarak sohbete gönderir. |
| "Kartla ödemek istiyorum." | Seçilen borçlar için onaydan sonra güvenli ödeme bağlantısı gönderir, ardından ödemenin sonuçlanıp sonuçlanmadığını kontrol eder. |
| "Havaleyle nasıl öderim?" | Yönetimin banka hesap bilgilerini (banka, IBAN, hesap sahibi) ve yönetim ofisinin iletişim bilgilerini verir. |
| "Musluk sızdırıyor." | Arıza veya talep kaydı açar, gönderilen fotoğrafı ekler; talebin durumunu, yönetimin yanıtını ve planlanan ziyareti bildirir. |
| "Yeni duyuru var mı?" | Sitenin son duyurularını ve takvimdeki toplantı, bakım ve etkinlikleri listeler. |
| "Aidat artışı genel kurulda onaylandı mı?" | Karar Defteri'nde yayımlanmış kararları, oylama sonucunu ve toplantıların tarih ve gündemini gösterir. |
| "Bu yıl bütçemiz ne, nereye harcandı?" | Sitenin işletme bütçesini, giderlerini ve sakinin bu kalemlerdeki payını özetler. |
| "Yarın havuz boş mu?" | Ortak alanın uygun saatlerini gösterir, onayla rezervasyon yapar ve giriş için QR kodu gönderir. |
| "Su sayacım 1234 gösteriyor." | Sakinin kendi dairesinin sayacına endeks bildirimini onayla kaydeder; son okumadan düşük değeri kabul etmez. |
| "Yetkiliyle görüşmek istiyorum." | Görüşmeyi yönetimin destek personeline devreder ve sıradaki durumu bildirir. |
Rezervasyon, sayaç ya da ortak alan gibi başlıklar, sitenizde ilgili modül kullanılıyorsa çalışır. Yalnız muhasebe ve iletişimle başlayan bir sitede asistan da borç, ödeme, makbuz, talep ve duyuru sorularına odaklanır. Sakin tarafındaki diğer kanallar için sakin çözümleri sayfasına bakabilirsiniz.
Güvenlik ve KVKK: Asistan hangi veriye ulaşır?
Bir yapay zeka asistanına borç ve ödeme bilgisi açmak, yöneticilerin en çok sorduğu konudur. Çözüm Hanem'de sınırlar asistanın iyi niyetine bırakılmaz, her sorguya sistem tarafından uygulanır.
- Yalnız kendi verisi: Asistan sakinin bağlı olduğu dairenin ve ona atanmış kayıtların dışına çıkamaz. Başka bir dairenin borcunu, komşunun telefonunu ya da yönetimin iç belgelerini sorgulayamaz.
- Numara eşleşmesi: Kimlik, mesajın geldiği WhatsApp numarasının sistemde kayıtlı numarayla eşleşmesiyle kurulur. Kayıtlı olmayan bir numaraya hiçbir kişisel bilgi verilmez.
- Hat kapsamı: Bir site kendi WhatsApp numarasını kullanıyorsa, o numaraya gelen mesajlar yalnız o sitenin verisi içinde işlenir. A sitesinin hattına yazan kişi, aynı şirketin C sitesindeki kayıtlara ulaşamaz.
- Kart bilgisi sohbete girmez: Ödeme her zaman güvenli ödeme sayfasında, 3D Secure ile yapılır. Altyapı TCMB lisanslı iyzico'dur ve Çözüm Hanem kart numarası saklamaz.
- Belgeler sahibine gider: Makbuz ya da fatura gibi dosyalar, yalnız sakinin kendi ödemesi veya erişebildiği kayıt üzerinden gönderilir.
- Kayıt: Görüşmeler yönetim panelinde saklanır. Bir şikâyet ya da itiraz olduğunda kimin ne sorduğu ve hangi cevabın verildiği geriye dönük görülebilir.
KVKK açısından yönetimin de bir görevi vardır: kişisel verileri işleyen taraf olarak sakinleri bu kanal hakkında bilgilendirmek (KVKK md. 10, aydınlatma yükümlülüğü). Asistan hattını duyururken hangi bilgilerin bu kanalda paylaşıldığını kısa bir metinle anlatmanız yeterli bir başlangıçtır.
Yönetici bu asistandan ne kazanır?
En büyük kazanç, aynı soruyu tekrar tekrar yanıtlama yükünün ortadan kalkmasıdır. IBAN, borç tutarı, makbuz, toplantı tarihi ve ortak alan saatleri gibi cevabı sistemde olan sorular asistanda karşılanır. Yöneticiye yalnız gerçekten insan kararı gereken konular kalır: bir itiraz, bir ödeme planı talebi, komşular arası bir anlaşmazlık.
İkinci kazanç düzendir. WhatsApp'tan gelen her arıza bir talep kaydına dönüşür, fotoğrafı talebe eklenir ve durumu takip edilir. Ay sonunda "bu ay hangi arızalar bildirildi" sorusunun cevabı mesaj geçmişinde aranmaz, talep listesinde görülür. Tahsilat tarafında ise ödeme bağlantısının borç sorusunun hemen ardından gelmesi, ödemeyi erteleme fırsatını azaltır. Geciken aidatla ilgili yasal süreç için aidat borcu tahsilatı rehberimize, kartla tahsilatın işleyişi için online aidat tahsilatı yazımıza bakabilirsiniz.
Üçüncü kazanç, yöneticinin kişisel telefonunun yönetim hattı olmaktan çıkmasıdır. Sakin gece yarısı yazdığında cevabını alır; yönetici ise sabah destek ekranında yalnız devredilen görüşmeleri görür.
Çözüm Hanem'de WhatsApp asistanına nasıl başlanır?
- Telefon numaralarını düzeltin. Asistan sakini numarasıyla tanıdığı için sakin kayıtlarındaki cep telefonlarının güncel olması gerekir. Mevcut listeniz Excel şablonuyla toplu olarak aktarılabilir.
- Hattı belirleyin. Yönetim şirketiniz ya da siteniz kendi WhatsApp Business numarasını sisteme bağlayabilir. Bağlanan hat hem asistan mesajlarını alır hem de isterseniz borç hatırlatma ve duyuru bildirimlerini aynı numaradan gönderir. Bunun için Meta tarafında onaylı bir WhatsApp Business hesabı gerekir; bağlama adımlarında Çözüm Hanem ekibi destek verir.
- Destek personelini tanımlayın. Sakin bir yetkiliyle görüşmek istediğinde talebin kime düşeceğini belirleyin. Talebi ilk üstlenen personel görüşmeyi devralır.
- Sakinlere duyurun. Numarayı, neler sorulabileceğini ve kişisel verilerin nasıl işlendiğini kısa bir duyuruyla paylaşın.
- İlk haftaları izleyin. Yönetim panelindeki görüşme geçmişinden hangi soruların geldiğine bakın; sık sorulan ama sistemde eksik olan bilgileri (örneğin ortak alan kuralları) tamamlayın.
Kurulum ve hat bağlama için bizimle iletişime geçebilir, platformun diğer modüllerini özellikler sayfasında inceleyebilirsiniz.
Özet
- WhatsApp sakin asistanı, sakinin yönetim hattına yazdığı soruları gece gündüz kendi dairesinin kayıtlarıyla yanıtlar.
- Sakin telefon numarasıyla tanınır ve yalnız kendi verisini görür; kayıtlı olmayan numaraya bilgi verilmez.
- Ödeme, rezervasyon gibi işlemler "Evet / Hayır" onayı olmadan yapılmaz; kart bilgisi sohbete yazılmaz.
- Çözülemeyen konular yönetimin destek personeline devredilir, tüm görüşmeler panelde saklanır.
- Yönetim veya site kendi WhatsApp Business numarasını bağlayabilir; bu hatta gelen mesajlar yalnız o kapsamda işlenir.