Kat malikleri kurulu, bir apartman veya sitedeki en yetkili organdır. Bütçe onayı, yönetici seçimi ve ortak alan kararları burada alınır. Usulüne uygun toplanmamış bir kurulun aldığı karar ise iptal riski taşır. Bu yazıda toplantının kurallarını sırasıyla ele alıyoruz.
Ne zaman toplanır?
Kat malikleri kurulu, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda toplanır. Yönetim planında böyle bir zaman gösterilmemişse her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır (KMK md. 29).
Toplu yapılarda kurullar, en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planlarında gösterilen zamanlarda; böyle bir zaman gösterilmemişse ikinci takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.
Olağanüstü toplantı
Önemli bir sebep çıkarsa; yöneticinin, denetçinin veya kat maliklerinin üçte birinin istemi üzerine kurul her zaman toplanabilir. Bunun için toplantı tarihinden en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmelidir.
Toplantı ve karar yeter sayısı
Bu, en çok karıştırılan konudur:
| Toplantı yeter sayısı | Karar yeter sayısı | |
|---|---|---|
| İlk toplantı | Kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlası | Oy çokluğu |
| İkinci toplantı | Yeter sayı aranmaz | Katılanların salt çoğunluğu |
Yeter sayı sağlanamadığı için ilk toplantı yapılamazsa ikinci toplantı en geç on beş gün sonra yapılır. İlk çağrı yapılırken, yeter sayı sağlanamaması ihtimaline karşı ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak süre yedi günden az olamaz.
Not: Kanunda bazı kararlar için ayrıca konulmuş özel yeter sayılar saklıdır. Örneğin ortak yerlerde yenilik ve ilaveler, kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğuyla verilecek karar üzerine yapılır.
Oy hakkı ve vekalet
Her kat maliki, arsa payı oranına bakılmaksızın bir tek oy hakkına sahiptir. Anagayrimenkulde birden fazla bağımsız bölümü olan kat maliki her bağımsız bölüm için ayrı oy hakkına sahiptir; ancak sahip olacağı oy sayısı, bağımsız bölüm sayısı ne olursa olsun bütün oyların üçte birinden fazla olamaz.
Vekaletle temsilde iki sınır vardır:
- Bir kişi, oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez.
- Kırk ve daha az sayıda bağımsız bölümü olan taşınmazlarda bir kişi en fazla iki kişiye vekalet edebilir.
Alınacak karar doğrudan doğruya kendisini ilgilendiren kat maliki görüşmelerde hazır bulunabilir, fakat oya katılamaz.
Karar defteri
Kararların geçerliliği için şekil şartı vardır. Kat malikleri kurulu kararları; birden başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan, her sayfası noter mühürüyle tasdikli bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır. Karara aykırı oy verenler, bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyar (KMK md. 32).
Karar defteri sadece bir formalite değildir: ileride çıkacak uyuşmazlıklarda ve icra takibinde en güçlü belgeniz odur.
Toplantı öncesi kontrol listesi
- Çağrı süresine uyuldu mu, ikinci toplantı yeri ve tarihi çağrıda belirtildi mi?
- Güncel kat maliki listesi ve arsa payları hazır mı?
- Gündem yazılı olarak bildirildi mi?
- Bir önceki dönemin gelir–gider raporu ve denetçi raporu hazır mı?
- Yeni dönem işletme projesi taslağı hazır mı?
- Vekaletnameler usulüne uygun mu ve vekalet sınırları aşılmıyor mu?
- Karar defteri ve imza sayfası hazır mı?
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Somut uyuşmazlıklarda yönetim planınız ve hukuki danışmanlık esastır.