غالبًا ما يُتولّى منصب مدير العمارة تطوعًا وفي إطار علاقات الجيرة. لكن الوضع قانونيًا أكثر جدية: المدير مسؤول أمام مالكي الوحدات تمامًا كما الوكيل (المادة 38 من قانون الملكية العقارية). نوضّح في هذا المقال نطاق المهام والمسؤولية.
متى يكون المدير إلزاميًا؟
إذا كان العقار الرئيسي يضم ثماني وحدات مستقلة أو أكثر فيجب تعيين مدير. يُعيَّن المدير بأغلبية مالكي الوحدات عددًا وحصة أرضية، ويُعاد تعيينه كل عام في الاجتماع السنوي القانوني؛ ويمكن إعادة تعيين المدير السابق.
إذا لم يتفق مالكو الوحدات أو لم يجتمعوا لتعيين مدير، تعيّن محكمة الصلح في محل وجود العقار مديرًا بناءً على طلب أحد مالكي الوحدات. ولا يجوز لجمعية مالكي الوحدات تغيير المدير المعيّن من المحكمة قبل مرور ستة أشهر على تعيينه؛ وإذا ظهر سبب مشروع، يمكن للمحكمة أن تأذن بتغييره.
المهام التي عددها القانون
تُحدَّد مهام المدير أولاً في لائحة الإدارة. وإذا لم يرد نص مخالف في لائحة الإدارة، فإن المادة 35 من قانون الملكية العقارية (KMK) تعدّد المهام التالية:
- تنفيذ القرارات الصادرة عن جمعية مالكي الوحدات
- اتخاذ التدابير اللازمة لاستخدام العقار الرئيسي بالشكل المطابق لغرضه وصيانته وحمايته وإصلاحه
- تأمين العقار الرئيسي
- إدارة عامة، حراسة، إصلاح، أعمال صيانة كالتنظيف، وتشغيل المصاعد والتدفئة والتكييف والتأمين، وتحصيل الدفعات المقدمة حتى اعتماد مشروع التشغيل
- قبول المدفوعات وسداد الديون الناشئة عن الإدارة، وكذلك تحصيل إيجارات الوحدات المستقلة عند التفويض بذلك
- استلام الإشعارات التي تخص العقار الرئيسي بأكمله
- اتخاذ التدابير التي تحول دون ضياع الحقوق
- رفع الدعاوى وإجراءات التنفيذ ضد مالكي الوحدات الذين لا يوفون بالتزاماتهم ومديونياتهم، وتسجيل حق الرهن القانوني في سجل الملكية المشتركة
- إيداع الأموال المحصّلة والسلف في حساب يُفتح لدى مصرف معتمد باسم المدير بصفته مديرًا للعقار الرئيسي مع بيان هذه الصفة
- دعوة جمعية مالكي الوحدات إلى الاجتماع
- إجراء الصيانة الشهرية والفحوص السنوية للمصاعد بهدف تشغيلها بأمان
التزام تقديم الحساب
المسؤولية بصفة وكيل تعني عمليًا المساءلة. فيجب على المدير أن يقدّم بالوثائق المال الذي جمعه والبنود التي أنفقها والرصيد المتبقي. ولذلك فإن الحد الأدنى من التنظيم هو:
- حساب بنكي مستقل باسم الإدارة — لا يُخلط أبداً بالحساب الشخصي
- إيصال لكل عملية تحصيل، وفاتورة أو مستند لكل مصروف
- ملخص الإيرادات والمصروفات الشهري ومطابقة الصندوق/البنك
- كشف مدين–دائن بحسب كل مالك وحدة
- الاحتفاظ بسجل القرارات بشكل منظم
عندما تُدار هذه البنود الخمسة على النحو الصحيح، يُجاب تلقائيًا وبالمستندات عن معظم الاتهامات الموجّهة إلى مدير العقار.
المدير الذي لا يؤدي واجبه
ينص القانون على عقوبات لمدير العقار الذي لا يؤدي مهامه المحددة. كما يمكن لمالكي الوحدات عقد جمعية عامة لتغيير المدير عند وجود أسباب مشروعة؛ وفي حال الخلاف يمكن اللجوء إلى محكمة الصلح. أما مسؤوليته عن الأضرار الناشئة عن إهماله فتخضع للأحكام العامة.
سبيل تخفيف العبء
لا يجد معظم المديرين صعوبة لأنهم لا يعرفون مهامهم، بل لأن تتبّع هذه المهام يدويًا أصبح مستحيلًا. فحين تجتمع الفوترة والتحصيل والمصروفات والعدادات وجدول الصيانة والتقارير في مكان واحد، يصبح عمل المدير قابلًا للتدقيق والتسليم. وعلى ذلك يتوقف أيضًا أن يكون تسليم المهام عند تغيّر المدير بلا معاناة.
هذا المقال لأغراض المعلومات العامة. وفي النزاعات الفعلية تبقى العبرة بلائحة إدارة المبنى والاستشارة القانونية.