إدارة المباني عمل يدخله معظم الناس تطوعًا ودون استعداد. لكن مسؤولية المدير ليست خفيفة قانونًا: المدير مسؤول أمام مالكي الوحدات تمامًا كالوكيل (قانون الملكية العقارية م. 38). يشرح هذا المقال ما يجب على المدير المنتخب حديثًا القيام به خلال الأشهر الثلاثة الأولى بالترتيب.
الأسبوع الأول: التسليم والاستلام
استلم من الإدارة السابقة هذه المستندات كاملة:
- دفتر القرارات ودفتر التشغيل مصدّقان من الكاتب العدل
- كشوف الحسابات البنكية ورصيد الصندوق
- قائمة محدّثة بالمدين–دائن بحسب كل مالك وحدة
- لائحة الإدارة السارية
- عقود الموردين: صيانة المصاعد، النظافة، الأمن، التأمين
- ملفات الموظفين وسجلات SGK
- ملفات التنفيذ والدعاوى القضائية الجارية
احرص على تسليم الموقع بمحضر رسمي يوقّعه الطرفان. أكثر الخلافات شيوعًا هو الجدل حول «كم كان المبلغ في الصندوق».
الأسبوع 2–3: ارسم الوضع الراهن
جهّز ثلاثة جداول:
- قائمة الوحدات العقارية: رقم الشقة، المالك، المستخدم الفعلي، حصة الأرض، م². تحقق من حصة الأرض في سجل الطابو — فهذا هو الأساس القانوني لتوزيع المصروفات.
- أعمار الديون: من المدين، وكم يبلغ دينه، ومنذ كم شهر؟
- جدول المصروفات الثابتة: في أي يوم من الشهر تصل كل فاتورة؟
الشهر الأول: خطة التشغيل
يُسمّى المستند الذي يبيّن الإيرادات والمصروفات السنوية التقديرية مشروع التشغيل. وبعد التعديل الذي أُجري بالقانون رقم 7579 في 2026، يُعتمد مشروع التشغيل في الجمعية العمومية لمالكي الوحدات. وإذا لم يوجد مشروع معتمد من الجمعية، يُعدّ المدير دون تأخير مشروع تشغيل مؤقتاً؛ ويُبلَّغ المشروع إلى مالكي الوحدات مقابل التوقيع أو بخطاب موصى عليه، ويُتخذ قرار في الجمعية العمومية بقبوله كما هو أو بتعديله خلال ثلاثة أشهر على الأكثر.
يُبيَّن في المشروع على وجه الخصوص: تقديرات الإيرادات والمصروفات السنوية للإدارة، والمبلغ التقديري الذي سيُحمَّل على كل مالك وحدة من إجمالي المصروفات وفقًا لأحكام المادة 20 من قانون الملكية العقارية، ومبلغ الدفعة المقدمة التي يجب أن يسددها كل مالك وحدة. للتفاصيل راجع مقالنا عن تعديل 2026.
الشهر 2: أسّس نظام التحصيل
ثلاثة مبادئ تسهّل العمل في التحصيل:
- حساب واحد: تصل جميع المدفوعات إلى حساب الإدارة. ويكون التحصيل النقدي استثناءً موثقاً بإيصال دائماً.
- التذكير التلقائي: رسالة SMS أو بريد إلكتروني يُرسل قبل يوم الاستحقاق يمنع جزءاً كبيراً من التأخيرات قبل حدوثها.
- التدخل المبكر: الديون التي تتجاوز شهرين لا تُصلح من تلقاء نفسها. تعرّف على مسارات التحصيل القانوني من البداية.
الشهر 3: الشفافية
مصدر انعدام الثقة بالمدير واحد دائماً تقريباً: مالك الوحدة لا يرى إلى أين يذهب المال. شارك شهرياً ملخّص الإيرادات والمصروفات، ورصيد الصندوق والبنك، وعدد المتأخرين. وفي المجمّعات التي يستطيع الساكن فيها رؤية مديونيته وميزانية المجمّع من هاتفه، تنخفض الاعتراضات والتأخيرات انخفاضاً واضحاً.
ما يجب أن يبقى في التقويم طوال العام
- الاجتماع العادي: خلال الشهر الأول من كل سنة ميلادية إذا لم يحدد نظام الإدارة موعداً.
- المصعد: صيانة شهرية وفحص سنوي (المادة 35/ل من قانون الملكية العقارية المشتركة).
- التأمين: تاريخ تجديد الوثيقة.
- سجل القرارات: يُدوّن كل قرار صادر عن المجلس في السجل ويُوقّع.
- التدقيق: يُعرض تقرير المدقق على الاجتماع السنوي.
هذا المقال لأغراض المعلومات العامة. وفي النزاعات الفعلية تبقى العبرة بلائحة إدارة المبنى والاستشارة القانونية.