Gebäudeverwaltung ist eine Aufgabe, in die viele Menschen freiwillig und unvorbereitet hineingehen. Dabei ist die Verantwortung des Verwalters gesetzlich keineswegs gering: Der Verwalter haftet gegenüber den Wohnungseigentümern wie ein Beauftragter (KMK Art. 38). Dieser Beitrag erklärt der Reihe nach, was ein neu gewählter Verwalter in den ersten drei Monaten tun sollte.

1. Woche: Übergabe

Übernehmen Sie folgende Unterlagen vollständig von der alten Verwaltung:

  • Notariell beglaubigtes Beschlussbuch und Betriebsbuch
  • Bankkontoauszüge und Kassenbestand
  • Aktuelle Debitoren-/Kreditorenliste je Einheitseigentümer
  • Die geltende Teilungserklärung
  • Lieferantenverträge: Aufzugs wartung, Reinigung, Sicherheit, Versicherung
  • Personalakten und SGK-Registrierungen
  • Laufende Zwangsvollstreckungs- und Gerichtsverfahren

Führen Sie die Übergabe unbedingt mit einem Protokoll durch, das beide Parteien unterschreiben. Der häufigste Streitpunkt ist die Diskussion darüber, „wie viel in der Kasse war“.

Woche 2–3: Ist-Zustand erfassen

Erstellen Sie drei Tabellen:

  • Liste der Sondereinheiten: Wohnungsnummer, Eigentümer, tatsächlicher Nutzer, Grundstücksanteil, m². Bestätigen Sie den Grundstücksanteil anhand des Grundbuchauszugs — er ist die rechtliche Grundlage der Kostenverteilung.
  • Forderungsalterung: Wer schuldet wie viel und seit wie vielen Monaten?
  • Fester Kostenkalender: An welchem Tag des Monats kommt welche Rechnung?

1. Monat: Wirtschaftsplan

Das Dokument, das die geschätzten jährlichen Einnahmen und Ausgaben zeigt, heißt Wirtschaftsplan. Nach der Änderung durch das Gesetz Nr. 7579 im Jahr 2026 wird der Wirtschaftsplan in der Eigentümerversammlung genehmigt. Gibt es keinen von der Versammlung beschlossenen Plan, erstellt der Verwalter unverzüglich einen vorläufigen Wirtschaftsplan; der Plan wird den Wohnungseigentümern gegen Unterschrift oder per Einschreiben mitgeteilt und spätestens innerhalb von drei Monaten wird in der Versammlung über die unveränderte oder geänderte Genehmigung entschieden.

Im Projekt werden insbesondere Folgendes dargestellt: die geschätzten Einnahmen und Ausgaben für ein Verwaltungsjahr, der geschätzte Anteil jedes Eigentümers an allen Ausgaben nach den Grundsätzen des Art. 20 des türkischen Wohnungseigentumsgesetzes (KMK) sowie der Vorschussbetrag, den jeder Eigentümer zu leisten hat. Details finden Sie in unserem Beitrag zur Änderung 2026.

2. Monat: Inkassoprozess aufsetzen

Drei Prinzipien erleichtern die Arbeit beim Zahlungseingang:

  1. Ein Konto: Alle Zahlungen sollen auf dem Verwaltungskonto eingehen. Barzahlungen sollen die Ausnahme sein und stets mit einer Quittung belegt werden.
  2. Automatische Erinnerung: Eine vor dem Fälligkeitstag versendete SMS oder E-Mail verhindert einen Großteil der Verzögerungen, bevor sie entstehen.
  3. Frühzeitiges Eingreifen: Schulden, die zwei Monate überschreiten, regeln sich nicht von selbst. Kennen Sie die rechtlichen Wege der Beitreibung von Anfang an.

3. Monat: Transparenz

Das Misstrauen gegenüber dem Verwalter hat fast immer dieselbe Ursache: Der Wohnungseigentümer sieht nicht, wohin das Geld fließt. Teilen Sie monatlich die Einnahmen-Ausgaben-Übersicht, den Kassen- und Bankstand sowie die Zahl der Schuldner. In Strukturen, in denen Bewohner ihre eigene Forderung und das Budget der Wohnanlage vom Smartphone aus einsehen können, sinken sowohl Einsprüche als auch Verzögerungen deutlich.

Was das ganze Jahr über im Kalender bleiben muss

  • Ordentliche Versammlung: Innerhalb des ersten Monats jedes Kalenderjahres, sofern im Verwaltungsplan keine Zeit angegeben ist.
  • Aufzug: monatliche Wartung und jährliche Prüfung (Art. 35/l WEG).
  • Versicherung: Datum der Policenerneuerung.
  • Beschlussbuch: Jeder Beschluss des Verwaltungsbeirats wird in das Buch eingetragen und unterschrieben.
  • Prüfung: Der Prüfbericht wird der Jahreshauptversammlung vorgelegt.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Bei konkreten Streitfällen sind Ihre Teilungserklärung und eine rechtliche Beratung maßgeblich.