Die Wohnungsverwaltung wird oft nachbarschaftlich und ehrenamtlich übernommen. Rechtlich ist die Lage jedoch ernster: Der Verwalter haftet gegenüber den Wohnungseigentümern wie ein Beauftragter (KMK Art. 38). In diesem Beitrag klären wir den Umfang der Aufgaben und der Haftung.

Wann ist ein Verwalter verpflichtend?

Verfügt das Grundstück über acht oder mehr selbstständige Nutzungseinheiten, ist die Bestellung eines Verwalters verpflichtend. Der Verwalter wird von der Mehrheit der Wohnungseigentümer sowohl nach Zahl als auch nach Miteigentumsanteil bestellt und jedes Jahr in der gesetzlichen Jahreshauptversammlung neu bestellt; der bisherige Verwalter kann wiedergewählt werden.

Können sich die Einheitseigentümer nicht einigen oder kommen sie nicht zusammen, um einen Verwalter zu bestellen, bestellt das Amtsgericht am Ort der Immobilie auf Antrag eines der Einheitseigentümer einen Verwalter. Ein vom Gericht bestellter Verwalter kann von der Eigentümerversammlung erst nach Ablauf von sechs Monaten seit seiner Bestellung abberufen werden; liegt ein triftiger Grund vor, kann das Gericht die Abberufung genehmigen.

Die im Gesetz aufgeführten Aufgaben

Die Pflichten des Verwalters sind in erster Linie in der Teilungserklärung festgelegt. Enthält die Teilungserklärung keine abweichende Regelung, nennt Art. 35 des Wohnungseigentumsgesetzes (KMK) folgende Aufgaben:

  • Umsetzung der von der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse
  • Ergreifung der erforderlichen Maßnahmen für die zweckentsprechende Nutzung, den Schutz, die Instandhaltung und die Instandsetzung des Grundstücks
  • Versicherung des Grundstücks
  • Bis zur Genehmigung des Wirtschaftsplans die Einziehung von Vorschüssen für Verwaltung, Instandhaltung, Instandsetzung, Reinigung sowie für den Betrieb von Aufzügen, Heizungs- und Klimaanlagen und für Versicherungen
  • Annahme von Zahlungen, Begleichung von Verbindlichkeiten aus der Verwaltung sowie, sofern hierzu bevollmächtigt, Einziehung von Mieten für die einzelnen Wohnungseigentumseinheiten
  • Entgegennahme von Zustellungen, die das gesamte Grundstück betreffen
  • Maßnahmen ergreifen, die keinen Rechtsverlust zulassen
  • Klage- und Vollstreckungsverfahren gegen Wohnungseigentümer, die ihre Forderungen und Pflichten nicht erfüllen, sowie Eintragung des gesetzlichen Pfandrechts im Wohnungseigentumsregister
  • Einzahlung der eingenommenen Gelder und Vorschüsse auf ein Konto bei einer seriösen Bank, das im Namen des Verwalters, jedoch unter Angabe der Verwaltereigenschaft für das Grundstück eröffnet wird
  • Einberufung der Eigentümerversammlung
  • Durchführung der monatlichen Wartungen und jährlichen Prüfungen der Aufzüge zum sicheren Betrieb

Kontoführungspflicht

Verantwortung wie ein Bevollmächtigter bedeutet in der Praxis Rechenschaftspflicht. Der Verwalter muss das eingenommene Geld, die ausgegebenen Positionen und den verbleibenden Saldo mit Belegen offenlegen können. Dafür gilt als Mindestordnung:

  1. Eigenes Bankkonto im Namen der Verwaltung – wird niemals mit privaten Konten vermischt
  2. Für jede Zahlung eine Quittung, für jede Ausgabe eine Rechnung oder einen Beleg
  3. Monatliche Einnahmen-Ausgaben-Übersicht und Kassen-/Bankabstimmung
  4. Debitoren-/Kreditorenaufstellung je Einheitseigentümer
  5. Ordentliche Führung des Beschlussbuchs

Wenn diese fünf Punkte sauber geführt werden, beantwortet sich der Großteil der Vorwürfe gegen den Verwalter durch die Unterlagen von selbst.

Ein Verwalter, der seine Pflichten nicht erfüllt

Das Gesetz sieht Sanktionen für Verwalter vor, die bestimmte Aufgaben nicht erfüllen. Zudem können die Wohnungseigentümer bei Vorliegen triftiger Gründe eine Versammlung einberufen, um den Verwalter abzuberufen; bei Uneinigkeit kann das Friedensgericht angerufen werden. Die Haftung des Verwalters für durch sein Verschulden entstandene Schäden richtet sich nach den allgemeinen Vorschriften.

Der Weg zur Entlastung

Die meisten Verwalter scheitern nicht, weil sie ihre Aufgaben nicht kennen, sondern weil deren manuelle Nachverfolgung unmöglich geworden ist. In einem System, in dem Abrechnung, Inkasso, Ausgaben, Zähler, Wartungskalender und Reporting an einem Ort zusammenlaufen, wird die Arbeit des Verwalters überprüfbar und übertragbar. Davon hängt auch ein reibungsloser Übergang bei einem Verwalterwechsel ab.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Bei konkreten Streitfällen sind Ihre Teilungserklärung und eine rechtliche Beratung maßgeblich.